Nâng cao năng lực quản trị
Khám phá sức mạnh tổng hợp của Simlamo và 4DX
Hướng dẫn toàn diện về cách tích hợp Simlamo với bộ khung 4 nguyên tắc thực thi 4DX.
Tìm hiểu 4 Nguyên Tắc Thực thi (4DX)
Đây là 4 nguyên tắc giúp bạn và doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách chính xác và xuất sắc.
Phương pháp 4DX tập trung vào 4 nguyên tắc cốt lõi: Tập trung, Đòn bẩy, Cam kết và Trách nhiệm. Nó liên quan đến việc tiếp cận mục tiêu một cách hợp tác bao gồm cả chiến lược cấp cao nhất và việc thực thi ở cấp cơ sở. Triết lý này nhấn mạnh rằng các nhà lãnh đạo nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực thi thay vì quản lý chi tiết, trao quyền cho các nhóm để điều chỉnh các mục tiêu cụ thể của họ phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.
Cách Simlamo bổ sung cho 4DX
Simlamo hỗ trợ các tổ chức số hoá việc triển khai chiến lược 4DX, đồng thời tận dụng công nghệ AI để đơn giản hóa các mô hình quản trị phức tạp như OKR, KPI và BSC. Sự liên kết của Simlamo với mô hình 4DX thông qua các tính năng:
- Nguyên tắc tập trung vào các Mục tiêu tối Quan trọng (WIG): Sử dụng tính năng Tầm nhìn để xác định các mục tiêu dài hạn (10 năm, 3 năm) và ngắn hạn (1 năm).
- Nguyên tắc Hành động dựa trên thước đo dẫn dắt: Thông qua tính năng “Mục tiêu Ưu tiên 90 ngày” và “Các cột mốc tiến độ”.
- Nguyên tắc Sử dụng Bảng điểm hấp dẫn: Triển khai các chỉ số Metrics hàng tuần.
- Nguyên tắc Tạo nhịp độ chịu trách nhiệm: Bằng việc áp dụng Lịch trình họp tuần hiệu quả trên Simplamo.
Cách thiết lập 4DX trên Simplamo
Bước 1: Đăng Ký
Bắt đầu bằng cách tạo một tài khoản sử dụng trên Simplamo, tuân thủ hướng dẫn từng bước TẠI ĐÂY để đảm bảo việc thiết lập hoàn chỉnh.
Bước 2: Thiết lập Tầm Nhìn (WIGs)
Tận dụng tính năng Vision của Simplamo để diễn đạt cả mục tiêu dài hạn và ngắn hạn (WIGs) cho doanh nghiệp của bạn. Quá trình này bao gồm việc xác định giá trị cốt lõi, lĩnh vực kinh doanh cốt lõi, mục tiêu 10 năm, chiến lược tiếp thị và mục tiêu 3 năm.
TRANG TẦM NHÌN
Tại trang Tầm nhìn, bạn sẽ trả lời 5 câu hỏi:
- Giá trị cốt lõi của bạn là gì?
- Lĩnh vực kinh doanh cốt lõi của bạn là gì?
- Mục tiêu 10 năm của bạn là gì? —> Mục tiêu tối quan trọng
- Chiến lược tiếp thị của bạn là gì?
- Mục tiêu 3 năm của bạn là gì? —> Mục tiêu tối quan trọng
TRANG TẬP TRUNG
Đối với Trang Tập trung là nơi bạn có thể tập trung vào:
Câu hỏi 6: Mục tiêu 1 năm của bạn là gì? —> Mục tiêu tối quan trọng trong 1 năm. Bao gồm:
- Mục tiêu doanh thu và lợi nhuận
- 3-7 Mục tiêu cho 1 năm.
Các câu hỏi còn lại trên Trang Tập trung đó là:
- Câu hỏi 7: Mục tiêu ưu tiên của bạn trong 90 ngày là gì? —> Điều này tương tự như việc thiết lập các hành động dựa trên thước đo dẫn dắt trong 1 quý (mà bạn sẽ tìm hiểu trong phần tiếp theo của tài liệu này)
- Câu hỏi 8: Vấn đề dài hạn của bạn là gì? Đây là một danh sách các rắc rối có thể gây trở ngại cho doanh nghiệp của bạn đạt được tầm nhìn, hoặc những cơ hội có thể giúp bạn đạt được tầm nhìn nhanh hơn.
Ghi chú:
- Đọc thông tin tại đường link sau để biết thêm về tính năng Vision và cách truy cập nó trên Simplamo https://help.simplamo.com/en/features/vision/overview
- Đọc thông tin tại đường link sau để biết thêm về cách xây dựng mục tiêu 1 năm https://help.simplamo.com/en/get-started/steps/one-year-plan
Bước 3: Xác định Hành động dẫn dắt
Sử dụng tính năng Mục tiêu 90 ngày của Simplamo để làm rõ và thiết lập các Hành động dẫn dắt. Có 2 điều quan trọng bạn phải hoàn thành.
Liệt kê các mục tiêu 90 ngày với mô tả chi tiết. Mục tiêu của bạn nên bắt đầu bằng một động từ và phải phù hợp với định dạng S.M.A.R.T.
Chia nhỏ từng mục tiêu 90 ngày thành các cột mốc tiến độ chính.
Ghi chú:
- Đọc thông tin tại đường link sau để biết thêm về cách xây dựng mục tiêu 90 ngày https://help.simplamo.com/en/get-started/steps/quarter-plan
- Cách truy cập tính năng Mục Tiêu 90 ngày trên Simplamo https://help.simplamo.com/en/features/rocks/overview/
Bước 4: Thiết Kế Bảng Điểm
Tính năng Metrics trên Simplamo bao gồm 5 đến 15 chỉ số sức khỏe, bao gồm cả các Chỉ số kết quả và Chỉ số dẫn dắt có thể giúp bạn hiểu được toàn bộ nhịp của tổ chức, thúc đẩy các hoạt động hàng ngày để đạt hiệu suất cao.
Các con số sẽ loại bỏ những giả định, ý kiến chủ quan, cảm xúc và tự ái cá nhân trong các cuộc trò chuyện hàng ngày, biến doanh nghiệp của bạn thành một bảng điểm nơi bạn có thể nhìn thấy sức khỏe của doanh nghiệp hoặc bộ phận của bạn một cách tổng thể.
Một bảng điểm hấp dẫn sẽ cho bạn thấy điều gì đang diễn ra hiệu quả, không hiệu quả, giúp bạn xác định và giải quyết vấn đề trước khi chúng trở thành thảm họa.
Ghi chú:
- Đọc thông tin tại đường link sau để biết thêm về Tính năng Metrics https://help.simplamo.com/get-started/steps/weekly-scorecard/
Bước 5: Tiến hành Cuộc họp hàng Tuần
Một khi dữ liệu của bạn bao gồm Mục tiêu, Bảng chỉ số đã được điền đầy đủ, bạn và đội nhóm / phòng ban của bạn có thể Tạo ra nhịp độ Trách Nhiệm bằng cách sử dụng lịch trình cuộc họp hàng tuần của Simplamo để rà soát việc thực thi mục tiêu và kết nối với nhau chặt chẽ hơn.
Cuộc họp hàng tuần chỉ đơn giản là có thời gian cố định phù hợp, với một lịch trình họp nhất quán để đạt được 4 điều:
- Đảm bảo tất cả các mục tiêu đang được thực thi & đúng tiến độ.
- Giữ kết nối mạnh mẽ với đội nhóm.
- Tạo ra nhịp độ trách nhiệm.
- Giải quyết các vấn đề cấp bách.
Nó cũng thường được gọi là Cuộc họp hàng tuần 7 bước, bao gồm
- Tin tốt: Chia sẻ tin tức tích cực về cá nhân và công việc trong tuần.
- Đánh giá chỉ số: Xem xét các chỉ số sức khỏe kinh doanh (Metrics) trong tuần và đề xuất vấn đề nếu có.
- Đánh giá mục tiêu 90 ngày: Xem xét tiến triển của việc thực hiện mục tiêu và đề xuất vấn đề nếu có.
- Phản hồi: Ghi nhận lại phản hồi nổi bật (cả tích cực và tiêu cực) từ khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và nhân viên nội bộ.
- Danh sách hành động: Xem xét danh sách công việc đã thống nhất để xử lý vấn đề trong cuộc họp tuần trước.
- Giải quyết vấn đề: Giải quyết các vấn đề được đề xuất bởi tất cả các thành viên từ phần 1 đến 5, và bất kỳ vấn đề quan trọng nào khác được thêm vào.
- Kết luận: Tóm tắt danh sách công việc cần giải quyết trong tuần, động viên đội ngũ và đánh giá hiệu quả của cuộc họp.
Ghi chú: Đọc thông tin tại đường link sau để biết thêm về cách tổ chức và dẫn dắt một cuộc họp hàng tuần trên Simplamo https://help.simplamo.com/get-started/steps/weekly-meeting/
Giao diện 4DX Trên Simplamo
Một hướng dẫn về giao diện và tính năng chính của Simplamo, tương ứng với phương pháp 4DX.
Hãy cùng khám phá cách Simplamo trình bày các nguyên tắc 4DX ngay sau đây.
WIGs và Tầm Nhìn
Điền đầy thông tin về Tầm Nhìn của Tổ chức bạn, tập trung vào Mục tiêu tối quan trọng (WIGs) dài hạn 10 năm, 3 năm và ngắn hạn 1 năm.
Nói một cách đơn giản là trả lời câu hỏi: "Bạn muốn đạt được điều gì?"
Hành động dẫn dắt & Mục Tiêu
Chia nhỏ mục tiêu 1 năm thành các hành động cụ thể trong vòng 90 ngày (hành động dẫn dắt) ở cấp độ Công ty, đơn giản là hãy trả lời cho câu hỏi: "Bạn sẽ làm gì để đạt được Mục tiêu 1 năm?"
Chia nhỏ mục tiêu 1 năm thành các hành động cụ thể trong vòng 90 ngày ở cấp độ Phòng Ban và Cá nhân.
Cuối cùng, thêm các Cột Mốc tiến độ quan trọng vào mỗi mục tiêu 90 ngày để đo lường cách mục tiêu được hoàn thành.
Bảng Điểm Scoreboard và Chỉ Số Metrics
Thiết kế Bảng Điểm của bạn và đo lường chúng hàng tuần để đảm bảo mọi hoạt động đều được theo dõi.
Mỗi chỉ số nên bao gồm các yếu tố sau:
- Tiêu đề
- Mục tiêu hàng tuần
- Người chịu trách nhiệm
- Dữ liệu mỗi tuần
Tạo ra nhịp độ Trách Nhiệm
Áp dụng Lịch trình cuộc họp hàng tuần trên Simplamo để thúc đẩy hiệu suất công việc, đảm bảo các mục tiêu đều được theo dõi và có một đội ngũ khỏe mạnh.
Như vậy là bạn đã tìm hiểu xong cách thức khởi tạo 4 nguyên tắc thực thi (4DX) trên Simplamo. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để quản lý mục tiêu hiệu quả.
Liên hệ với Chuyên viên tư vấn của Simplamo qua email [email protected] để được hỗ trợ thêm.