Công việc ưu tiên Quý

I. Định nghĩa

Là những mục tiêu quan trọng nhất bạn cần phải hoàn thành trong vòng 90 ngày (1 Quý).

Xoay quanh các yếu tố:

• Doanh thu

• Lợi nhuận

• Các chỉ số đo lường

  (Được phân rã từ Mục tiêu Năm về từng Quý)

• Và 3-7 các Mục tiêu Phi tài chính.

II. Giá trị

1. Giúp phân rã từ Mục tiêu Năm thành hành động cụ thể từng Quý.
2. Loại bỏ sự xao nhãng tự nhiên: Tâm trí con người có xu hướng đánh mất sự tập trung, bị phân tâm sau mỗi 90 ngày. Công tác phân rã mục tiêu Quý sẽ giúp ta có sự "hướng tập trung" trở lại, tối ưu hoá nỗ lực của mọi người.
3. Tập trung vào “làm điều quan trọng” để thực thi hiệu quả, tránh xa đà vào các sự vụ.

Lịch họp tuần trên Simplamo sẽ có phần rà soát lại các mục tiêu ưu tiên Quý để bạn có thể xử lý các vấn đề đang cản trở bạn hoàn thành, và liên kết bạn với đội nhóm.

III. 3 “Cấp độ”

Nhiệm vụ của Ban lãnh đạo là thiết lập mục tiêu ưu tiên Cấp "Toàn doanh nghiệp" (Cấp Công ty), để cùng nhau có sự tập trung tuyệt đối hoàn thành nó.

Từ đó, từng cá nhân trong Ban lãnh đạo chịu trách nhiệm cho một chức năng nhất định thiết lập Mục tiêu ưu tiên cấp Phòng/Ban chức năng mình phụ trách.

Cuối cùng là phân rã Mục tiêu ưu tiên cá nhân cho từng nhân viên trực tiếp của mình. Cam kết hoàn thành Mục tiêu đúng thời gian đặt ra, chủ động tham dự cuộc họp tuần để nhận diện và xử lý vấn đề.

IV. Tiêu chuẩn

1. Số lượng:

• Đối với Cấp toàn doanh nghiệp: Lời khuyên đặt ra đó là "đừng đặt quá nhiều mục tiêu, chỉ tối đa 7 mục tiêu để tập trung hoàn thành là điều hoàn hảo".
• Đối với Cấp Phòng/Ban chức năng: Cũng tương tự tối đa 7 mục tiêu.
• Đối với cấp cá nhân: Từ 1 đến tối đa 3 mục tiêu để tập trung hoàn thành trong 90 ngày.

Ngoài các mục tiêu được phân từ Cấp công ty, nếu vẫn chưa chạm số lượng Mục tiêu tối đa, người đứng đầu phòng/ban chức năng và đội ngũ của mình cũng có thể bổ sung thêm mục tiêu khác. Miễn là toàn thể thành viên thống nhất với nhau đây là việc cần làm và nó hỗ trợ cho việc đạt được một mục tiêu nào đó ở Cấp Công ty thì bạn đã có một mục tiêu ưu tiên đúng nghĩa.

Ví dụ:

Phòng nhân sự có một Mục tiêu “Tuyển thành công 1 Giám đốc kinh doanh cho văn phòng Hà Nội” - Đang hỗ trợ cho Mục tiêu Cấp công ty là “Đạt được doanh số 10 tỷ ở văn phòng Hà Nội”.

2. Bắt đầu bằng Động từ

Tất cả các Mục tiêu được viết ra phải bắt đầu bằng một “Động từ” nhằm để cụ thể hoá hành động có thể giúp bạn chinh phục được nó.

Ví dụ:

• Hoàn thành ….
• Tuyển dụng…
• Đóng gói…
• Tổ chức thành công….
• Ký được….
• Đạt được….
• Ban hành….
• …

3. Chuẩn S.M.A.R.T

Tất cả các Mục tiêu phải được Viết ra theo Chuẩn S.M.A.R.T :

• S (Specific): Cụ thể, dễ hiểu (đọc vào ai cũng hiểu dù không có chuyên môn)
• M (Measurable): Đo lường được (Gắn liền với các con số).
• A (Attainable): Thực tế, có thể đạt được (Có đủ nhân sự và ngân sách)
• R (Relevant): Có sự hỗ trợ đạt mục tiêu ở một cấp cao hơn
• T (Time-bound): Có hạn hoàn thành.

Trên Simplamo chúng tôi cũng có những tiêu chí để bạn có thể thiết lập được một mục tiêu ưu tiên chuẩn S.M.A.R.T.

4. Cột mốc tiến độ

Để quản trị Mục tiêu hiệu quả và tránh tâm lý trì hoãn, điều rất quan trọng là “chia nhỏ” mục tiêu thành các “Cột mốc tiến độ”, hay bạn cũng có thể đã từng thấy những từ tương tự như “Kết quả chính”, “Kết quả then chốt”,... cơ bản chúng giống nhau về ý nghĩa, đều là:

“Những cột mốc chính cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu. Giúp cho mục tiêu được cụ thể hơn và đo lường được”.

Hiểu đơn giản, để thiết lập Cột mốc tiến độ bạn hãy trả lời câu hỏi: “Các bước chính nào cần hoàn thành để đạt được Mục tiêu ưu tiên Quý?”

Hãy viết chúng ra theo nguyên tắc:

• Số lượng: 2-5 cột mốc
• Bắt đầu bằng Động từ
• Tuân theo định dạng S.M.A.R.T.
• Hạn hoàn thành mốc tiến độ cuối cùng nên trước hạn hoàn thành Mục tiêu để có thời gian xử lý các việc phát sinh.

Ví dụ:

Để đạt được Mục tiêu Quý “Tuyển thành công 1 Giám đốc kinh doanh cho văn phòng Hà Nội” , các Mốc tiến độ lần lượt cần làm sẽ là:

V. Các loại Cột mốc tiến độ

Trên Simplamo ngay khi bấm vào nút “Tạo cột mốc” cho Mục tiêu, bạn sẽ thấy 3 loại cột mốc tiến độ, bạn có thể lựa chọn cho phù hợp với kế hoạch công việc của mình và hãy thống nhất với quản lý trực tiếp.

1. Cột mốc Đo lường

Loại cột mốc này sử dụng số liệu cụ thể để đo lường mục tiêu đặt ra. Phù hợp cho các mục tiêu liên quan đến doanh số, tỷ lệ phần trăm, hoặc số liệu.

2. Cột mốc Kế hoạch (được theo dõi)

Được thiết lập dựa trên quy trình làm việc (nếu có) hoặc danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện công việc.

3. Cột mốc Hoàn thành / Không

Loại cột mốc mang tính định tính.

Như đã đề cập bên trên Mục tiêu ưu tiên Quý và Cột mốc tiến độ phải tuân theo chuẩn S.M.A.R.T, một trong những tiêu chí đó là có thể đo lường được.

Nên loại cột mốc định tính, chỉ “ hoàn thành/không hoàn thành” không được khuyến khích, chỉ áp dụng cho những nhân sự có tính cam kết cao, và / hoặc các trường hợp đặc biệt, có sự thống nhất trong đội nhóm, giữa cấp trên và cấp dưới.

VI. 5 Bước Thiết lập

B1: Chọn ngày tương lai:

Là ngày cuối cùng để tính kết quả hoạt động của Doanh nghiệp trong 1 Quý. Thông thường sẽ là ngày cuối cùng của Quý đó.

B2: Tính toán Mục tiêu tài chính

Xoay quanh Doanh thu, Lợi nhuận mong muốn.

Thông thường được phân rã từ Bảng Mục tiêu Năm. Hoặc có thể lấy con số ước tính của Quý trước cộng thêm phần trăm / con số bạn mong muốn tăng lên.

Hãy cân đối các cơ hội, tài chính, thời gian, nguồn lực để có được con số mục tiêu chính xác.

B3: Viết các chỉ số đo lường

Hãy trả lời câu hỏi “Doanh thu này đến từ đâu?” hoặc “Con số nào đo lường sự thành công?”.

Thông thường sẽ đến từ các yếu tố bạn có thể tham khảo bên dưới:

• Số lượng khách hàng mới
• Số lượng khách hàng cũ tái ký hợp đồng
• Số hợp đồng trong nước
• Số hợp đồng quốc tế,...

B4: 3 đến 7 Mục tiêu Phi tài chính

Là 3 đến 7 Mục tiêu ƯU TIÊN cần hoàn thành trong Quý để hỗ trợ đạt được Mục tiêu Năm.

*Lưu ý: *Ban lãnh đạo cần ngồi xuống cùng nhau xác định công việc ưu tiên Quý Cấp toàn doanh nghiệp trước tiên. Sau đó, trưởng các chức năng chính sẽ triển khai Mục tiêu ưu tiên cấp phòng/ban và từng cá nhân trong phòng/ban, để chắc chắn rằng Mục tiêu được phân rã từ Cấp công ty , có sự liên quan - hỗ trợ đạt Mục tiêu một cấp cao hơn.**

B5: Chia nhỏ Mục tiêu

Cuối cùng, người sở hữu mục tiêu ưu tiên Quý sẽ tự thực hiện thiết lập các cột mốc tiến độ để đạt được Mục tiêu của mình - Trình bày với cấp trên và đội nhóm trong cuộc họp hàng tuần.

Chúc bạn thành công.