Bảng theo dõi Chỉ số

I. Tổng quan

Bảng chỉ số là tập hợp 5 đến 15 chỉ số đánh giá được kết quả vận hành và sự tuân thủ quy trình của nhân viên trong tuần qua, từ đó dự đoán hành động kịp thời trong tuần này.

Các dữ liệu cấu thành một Bảng Chỉ số bao gồm:

• Tên các chỉ số đo lường
• Chỉ tiêu cho từng chỉ số
• Người sở hữu chỉ số
• Đội nhóm sở hữu chỉ số
• Cuối cùng là dữ liệu thực tế hàng tuần của từng chỉ số trong xuyên suốt một quý (13 tuần)

Bạn có thể đọc thêm bài viết Cách thiết lập Bảng chỉ số.

II. Cấu trúc

III. Hướng dẫn thực hiện

B1: Chọn đối tượng

Chọn đội nhóm cần tạo Chỉ số, trong trường hợp tạo Chỉ số cấp Công ty – hãy chọn “Leadership team”.

Tiếp tục bấm vào nút “Chỉ số”.

B2: Tạo chỉ số

Chọn “Tạo chỉ số” để tạo một chỉ số mới. Mỗi chỉ số là một hoạt động chính yếu thể hiện kết quả làm việc trong tuần qua.

• Điền tên chỉ số vào ô “Tiêu đề”.
• “Loại” chỉ số được mặc định là “Hàng tuần” để rà soát trong các cuộc họp tuần.
• Chọn “Đơn vị tính” phù hợp để đo lường Chỉ số, có 3 dạng đo lường đó là: Đo lường theo “Số”, theo “Phần trăm” hoặc theo “Tiền tệ”.
• Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số dựa theo kế hoạch đặt ra và điền vào ô “Mục tiêu”.
• Hãy xác định người chịu trách nhiệm cho từng chỉ số dựa theo Sơ đồ trách nhiệm giải trình và chọn tài khoản của người đó tại ô “Người sở hữu”.
• Chọn nhóm sở hữu cho chỉ số này.

Nếu chỉ số này cần được theo dõi bởi những nhóm khác bạn có thể chọn vào ô “Chia sẻ với nhóm” để các nhóm khác có thể cùng theo dõi.

B3: Chọn loại hình tổng hợp

Tiếp đến chúng ta cần phải chọn loại hình để tổng hợp cho Chỉ số, hãy chọn loại phù hợp với Chỉ số và nhu cầu sử dụng.

Có 3 hình thức được thể hiện tại ô “Loại tổng hợp” như sau:

• Loại tính tổng: Chỉ số sẽ được cộng dồn từng tuần, để đưa ra kết quả cuối cùng được gom theo tháng, quý, năm. Phù hợp cho các chỉ số về số lượng, doanh thu, v.v…
• Tính trung bình: Chỉ số dẽ được tính trung bình cộng theo từng tuần để đưa ra kết quả cuối và được gom lại theo tháng, quý hoặc năm. Phù hợp với các chỉ số đo lường về tỷ lệ, v.v…
• Giá trị cuối cùng: Hiển thị giá trị cuối cùng cho những mục tiêu luôn tăng theo thời gian. Phù hợp với chỉ số đo lường dòng tiền, thu hồi công nợ, v.v…
• Cuối cùng, hãy chọn nút “Tạo mới”

Lưu ý: Nguyên tắc thành công là chỉ nên có từ 5 đến 15 chỉ số trong Bảng Chỉ số để đảm bảo rằng bạn đang bám sát những hoạt động chính yếu nhất của doanh nghiệp.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong việc xây dựng Bảng đo lường hiệu quả doanh nghiệp trên Simplamo.

Hãy theo dõi dữ liệu thực tế hàng tuần của Bảng Chỉ số bằng cuộc họp hàng tuần.