Bảng Chỉ số tuần

I. Đánh giá Sức khoẻ

Bảng chỉ số tuần hay còn gọi là Bảng Chỉ số.

Bạn có thể đã nghe đến các thuật ngữ Dashboard, Flash Report, Pulse Report, Business KPI,... - tất cả đều giống nhau về mặt khái niệm. Simplamo chọn khái niệm Chỉ số - một bảng gồm 5 đến 15 chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà  đội ngũ ban lãnh đạo sẽ phải rà soát hàng tuần thông qua các cuộc họp.

Chỉ số luôn có con số cụ thể để đo lường và người sở hữu nó, mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đều phải có ít nhất một chỉ số. Và cũng tương tự như Mục tiêu ưu tiên Quý, Chỉ số cũng có các cấp độ:

• Chỉ số công ty: Nhằm đo lường sự hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp
• Chỉ số phòng/ban: Nhằm đo lường hiệu quả hoạt động của Phòng ban chức năng.

Chúng ta hãy cùng khám phá Bảng chỉ số này ngay sau đây nhé:

II. Ý nghĩa Bảng Chỉ số

Những con số biết nói sẽ loại bỏ những giả định, ý kiến chủ quan, cảm xúc và cái tôi cá nhân trong những đối thoại hằng ngày, biến doanh nghiệp của bạn thành một bảng chỉ số để khi nhìn vào bạn thấy được sức khoẻ doanh nghiệp hoặc phòng/ban của mình.

Nó sẽ cho bạn thấy cái gì đang diễn ra hiệu quả, chưa hiệu quả, giúp bạn nhận diện và xử lý vấn đề trước khi nó trở thành thảm họa.

1. CON SỐ LOẠI BỎ NHỮNG ĐỐI THOẠI MÙ MỜ GIỮA CẤP QUẢN LÝ VÀ NHÂN VIÊN: Ví dụ phản hồi của Trưởng phòng kinh doanh với Nhân viên kinh doanh liên quan đến hoạt động tuần vừa rồi rất mơ hồ dựa trên câu trả lời của nhân viên kinh doanh “Tôi đã có 3 cuộc gặp khách hàng”. Nếu mục tiêu của công ty là 3, thì tốt thật, nhưng nếu Công ty đang cần đến 10 thì chúng ta đã có 1 vấn đề cần phải xử lý.
2. CON SỐ TẠO RA TÍNH TRÁCH NHIỆM: Khi ai cũng sở hữu một con số, chúng ta sẽ biết được điều cần làm. Tính trách nhiệm bắt đầu được thể hiện rõ nét, và không có gì rõ ràng hơn những con số.
3. NHÂN SỰ CÓ TRÁCH NHIỆM LUÔN ĐÁNH GIÁ CAO NHỮNG CON SỐ: “Sai người/Wrong people” ngồi tại “Vị trí sai/Wrong seat” luôn kháng cự sự đo lường cụ thể. Ngược lại “Đúng người/Right people” - “Đúng vị trí/Right seat” luôn yêu thích những con số rõ ràng mà họ cần đạt được, họ hứng thú với việc mình là một phần của tổ chức nơi mọi người đều có tính trách nhiệm cao.
4. CON SỐ TẠO RA SỰ RÕ RÀNG VÀ CAM KẾT: Khi mọi người đều rõ và đồng thuận, họ sẽ có thể đạt được nó, tạo ra sự cam kết với công ty và phòng/ban.
5. CON SỐ TẠO RA SỰ CẠNH TRANH: Doanh nghiệp nào cũng có thể thiết lập bảng chỉ số mục tiêu chia sẻ với tất cả mọi người để tạo ra sự cạnh tranh công bằng, minh bạch. Nó có thể tạo ra những trải nghiệm không thoải mái cho lắm, nhưng không có gì là sai với một chút áp lực trong doanh nghiệp.
6. CON SỐ TẠO RA KẾT QUẢ: Hiểu đơn giản, điều gì có thể thấy rõ - sẽ cải thiện được.
7. CON SỐ TẠO RA HOẠT ĐỘNG NHÓM: Khi trong một team chỉ bao gồm những con người Đúng người-Đúng vị trí, đồng thuận với các chỉ số cần đạt, họ sẽ đặt câu hỏi với nhau “Làm cách nào chúng ta đạt được?”- thứ đóng vai trò như chiếc máy quay phim và những áp lực ngang nhau. Ai không theo kịp đội nhóm sẽ được gọi tên.
8. CON SỐ XỬ LÝ VẤN ĐỀ NHANH HƠN: Khi một hoạt động dựa trên con số đang “không đạt”, bạn có thể nhận ra - tấn công nó - xử lý vấn đề một cách chủ động.

Việc sở hữu một con số cũng cho phép bạn và mọi người nhìn thấy rõ công việc của nhau. Con số của bạn sẽ hỗ trợ bạn làm rõ cách thức tiến về phía trước cho nhiệm vụ lâu dài của mình trong công ty.

III. Thiết kế Bảng chỉ số

Cấp Công ty

Là một bảng gồm 5 đến 15 chỉ số mà đội ngũ ban lãnh đạo sẽ phải rà soát hàng tuần.

Cấp Phòng/Ban

Là một bảng gồm từ 3 đến 5 chỉ số cấp phòng/ban chức năng phải rà soát hàng tuần.

Nội dung chính

Cho dù ở cấp độ nào thì mỗi Bảng Chỉ số đều phải đảm bảo được thiết kế đủ các nội dung:

1. Tên Chỉ số
2. Chỉ tiêu kết quả đạt được
3. Người sở hữu chính
4. Dữ liệu thực tế hàng tuần trong 13 tuần liên tiếp của một Quý.

IV. 2 loại Chỉ số

1. Chỉ số kết quả

Là nội dung được “lượng hóa” mỗi vai trò của một vị trí trên Sơ đồ trách nhiệm giải trình.

Là kết quả Công ty mong muốn vai trò này mang lại.

Ví dụ:

1- Một trong những “Vai trò” của Trưởng phòng Kinh doanh là “Bán hàng thành công - Đạt doanh số”.

—> Khi đó chúng ta có thể lượng hoá vai trò này là “Ký được 1 hợp đồng 100 triệu VND / 1 tháng”

2- Một trong những “Vai trò” của Trưởng phòng Marketing là “Mang khách hàng tiềm năng về cho Phòng Kinh doanh”.

—> Khi đó chúng ta có thể lượng hoá vai trò này là “Có được 10 khách hàng tiềm năng / tuần cho Phòng kinh doanh”

2. Chỉ số dẫn dắt

Các chỉ số dẫn dắt được lựa chọn từ các bước chính trong quy trình thực hiện nhằm đạt được Chỉ số kết quả của vai trò đó.

Hiểu đơn giản Chỉ số dẫn dắt là “hành động” để tạo ra kết quả.

Ví dụ: Cũng từ 2 ví dụ bên trên, chúng ta sẽ liệt kê được các chỉ số dẫn dắt đo lường hàng tuần theo quy trình làm việc nhằm để đạt được kết quả như sau:

1. Các Bước chính để đạt được vai trò “Bán hàng thành công-Đạt doanh số”

2. Các Bước chính để đạt được vai trò “Mang về khách hàng tiềm năng cho Phòng kinh doanh”.

V. 5 Bước Thiết lập

B1: Xác định Chỉ số kết quả

Đối với mỗi cá nhân trong một phòng họp hàng tuần, hãy lượng hóa vai trò của họ trên Sơ đồ trách nhiệm giải trình. Đây là sự lựa chọn cho các chỉ số kết quả của mỗi nhân sự.

Hãy bắt đầu với phòng họp Cấp Ban lãnh đạo trước tiên để xác định các chỉ số Công ty mong muốn kiểm soát.

B2: Tạo Chỉ số Dẫn dắt

Tạo ra các Chỉ số Dẫn dắt từ các bước chính trong quy trình làm việc (các bước để tạo ra từng chỉ số kết quả đã đề ra)

B3: Rút gọn danh sách

Thảo luận, rút gọn danh sách các chỉ số, lựa chọn những Chỉ số nào đưa vào đo lường hàng tuần ở Cấp công ty, chỉ số nào đo lường ở Cấp phòng/ban (gồm cả chỉ số kết quả và chỉ số dẫn dắt).

Số lượng: Hãy tuân thủ nguyên tắc Càng ít Càng tập trung.

• 5 đến tối đa 15 chỉ số cho cấp toàn doanh nghiệp
• 3 đến 5 cho cấp phòng/ban.

Một vài ví dụ bên dưới bạn có thể tham khảo:

• Số buổi gặp gỡ Demo cho khách hàng
• Số lượt giao hàng lỗi
• Số lượt viếng thăm website
• Số tiền thu hồi công nợ
• Số lần phàn nàn của khách hàng
• Trung bình thời gian xử lý phàn nàn
• …

B4: Đề ra Chỉ tiêu

Đề ra chỉ tiêu cho từng chỉ số.

Đối với các dữ liệu Doanh thu/Doanh số nên được phân rã từ dữ liệu trong Bảng Xây dựng Tầm nhìn Doanh nghiệp - Trang Tập trung - 1-Year-Plan.

B5: Xác định Người Sở hữu

Xác định Người sở hữu cho từng Chỉ số dựa theo Sơ đồ trách nhiệm giải trình.

Để Chỉ số thực sự hiệu quả, từng cá nhân phải có sự chủ động chịu trách nhiệm thực hiện nó, đảm bảo chắc chắn tính chính xác.

Một bảng Chỉ số trên Simplamo được thể hiện như sau:

Như vậy là bạn đã tìm hiểu xong cách xây dựng bảng chỉ số.

Một khi bạn có một bảng chỉ tiêu chắc chắn, rõ ràng trong tầm tay, bạn đã bắt được nhịp kinh doanh của công ty mình và khả năng dự báo. Một cách tự nhiên, nó sẽ dẫn đến cơ hội cho mọi nhân viên có những con số ý nghĩa có thể hướng dẫn họ hoàn thành công việc.