Cuộc họp Năm
I. Vì sao quan trọng ?
Cứ mỗi cuối năm, đội ngũ ban lãnh đạo Công ty cần có thời gian nhìn lại, xem xét Kế hoạch 1 năm trước đó và Mục tiêu ưu tiên của Quý gần nhất.
Tiếp theo, sẽ thực hiện một số bài tập Sức khỏe nhóm để củng cố đội ngũ lãnh đạo nhằm tránh 5 điểm chết trong hoạt động teamwork. Đánh giá tổng thể các chỉ số của tổ chức.
Phân tích SWOT để giúp loại bỏ tất cả các vấn đề của mình và thêm chúng vào Danh sách vấn đề. Sau đó, tương tự như các ngày họp Quý, chúng ta sẽ cùng rà soát lại toàn bộ Bảng tầm nhìn để đảm bảo mọi người đều thống nhất.
Từ đó, Công ty sẽ có thêm cơ sở để thiết lập kế hoạch cho năm mới và mục tiêu ưu tiên cho 90 ngày tiếp theo. Cuối cùng, luôn luôn đó là cùng nhau giải quyết tất cả các vấn đề quan trọng, thống nhất các bước tiếp theo và kết luận.
Sau khi hoàn thành buổi họp lập kế hoạch năm, Doanh nghiệp sẽ đạt được:
- Tăng sức khỏe cho đội nhóm
- Một tầm nhìn rõ ràng
- Kế hoạch thực thi rõ ràng
- Tất cả các vấn đề chính được giải quyết
Lưu ý về thời gian diễn ra Họp năm sẽ là 2 ngày thay vì họp quý là 1 ngày. Và phần lớn các cuộc họp năm chỉ dành cho cấp Ban lãnh đạo.
II. Chuẩn bị những gì ?
Các báo cáo:
- Các chỉ số Doanh thu, lợi nhuận, con số đo lường trong quý có đạt hay không
- Mục tiêu ưu tiên Quý gần nhất hoàn thành hay chưa
- Những vấn đề lớn của doanh nghiệp cần thảo luận
- Các báo cáo tài chính quản trị khác mà đội ngũ ban lãnh đạo cần
Công tác tổ chức:
- Chuẩn bị phòng hoặc địa điểm họp (cuộc họp diễn ra 2 ngày, mỗi ngày 7 đến 8 giờ)
- Thông báo đến các thành viên tham dự địa điểm và lịch trình
- Phòng nhân sự hoặc phòng ban được giao cần tìm những hoạt động nhóm / bài tập để giúp mọi người hiểu việc tăng sức khỏe đội ngũ dựa trên sự tin tưởng là trước tiên (chúng tôi sẽ giải thích bên dưới).
- Chuẩn bị các công tác hậu cần khác
Sắp xếp 2 nhân vật quan trọng:
- Người điều phối: Tương tự như cuộc họp Quý, chúng ta cần một Người dẫn dắt cuộc họp theo trình tự, kéo sự tập trung của mọi người, kiểm soát thời gian, chốt lại những ý chính. Thông thường ở đa số doanh nghiệp, người điều phối sẽ là CEO/COO/HRD.
- Thư ký: Người đánh văn bản, những nội dung quan trong lên Simplamo.
III. Khung ngày họp Năm
Nếu đã xem tài liệu đến đây ắt hẳn bạn đã hiểu được trên Simplamo, chúng tôi luôn thiết lập một trình tự khoa học - logic các bước để tổ chức cuộc họp Tuần, họp Quý và giờ đến Ngày họp Lập kế hoạch năm thực sự hiệu quả kéo dài 2 ngày.
Hãy tuần tự đi theo các bước và hướng dẫn như sau:
1. Ngày họp thứ 1
1. Khởi động - 30 phút:
Ý nghĩa: Cùng nhìn lại và chúc mừng cho đoạn đường 1 năm của Doanh nghiệp.
Phương pháp: Phần này có một chút khác biệt so với họp Quý.
Người điều phối trước tiên, hãy cho mọi người 5 phút tĩnh lặng để suy ngẫm. Sau đó từng thành viên sẽ chia sẻ 2 phần sau:
Phần 1 - Điều tuyệt vời:
- 3 thành tựu nổi bật công ty đạt được
- 1 điều công ty đạt được không mong đợi trước
- 1 thành tựu cá nhân đạt được (nếu bạn có(
Phần 2 – Kỳ vọng
- Kỳ vọng của bạn trong 2 ngày họp năm là gì
Hãy thực sự cởi mở và trung thực với những gì bạn nghĩ và nhìn thấy. Hãy thực sự nhìn doanh nghiệp của mình từ trên độ cao 30.000 feet. Người điều phối lắng nghe cẩn thận những kỳ vọng của họ và ghi lại chúng vào biên bản họp.
2. Xem lại Năm trước và Quý trước - 30 phút
Ý nghĩa: Cùng nhìn lại và học hỏi từ quá khứ. Đo lường sự cải thiện giữa khả năng lập kế hoạch và thực thi thực tế.
Phương pháp: Người điều phối xem lại các chỉ số dưới sự hỗ trợ của Thư ký điều khiển màn hình phần mềm Simplamo, rà soát các chỉ số:
- Doanh thu
- Lợi nhuận
- Chỉ số đo lường.
→ Ghi lại câu trả lời "đạt được bao nhiêu %?"
Đối với mục tiêu năm và Công việc ưu tiên Quý , từng dòng hãy trả lời cho câu hỏi “hoàn thành? hay chưa hoàn thành?”.
- **Lưu ý: không hỏi, không bàn luận ở phần này. Nếu có câu hỏi / vấn đề. Hãy ghi chú và để đến phần Xử lý vấn đề.
- Cho điểm cả năm từ 1 đến 10
Tạo điều kiện thảo luận xung quanh những suy nghĩ và cảm xúc trong cả năm để cùng học hỏi, rút kinh nghiệm và tiến về phía trước.
3. Tăng cường sức khoẻ đội nhóm - 2 tiếng 45 phút
Ý nghĩa: Giúp mọi người hiểu rằng niềm tin là nền tảng của sức khỏe đội ngũ
Phương pháp: Có những hoạt động để mọi người hiểu 5 điểm rối loạn của đội ngũ là gì:
- Tin tưởng: Buông lỏng cảnh giác và cảm xúc cá nhân; chia sẻ một cách tự do và cởi mở. Đây sẽ tạo ra một phản ứng dây chuyền.
- Xung đột: Dẫn đến tranh luận lớn; đi sâu; nhận được dưới bề mặt.
- Cam kết: Điều này tạo ra sự ủng hộ, bởi vì mọi người đã được lắng nghe và tôn trọng.
- Trách nhiệm giải trình: quy trách nhiệm cho nhau để tuân thủ các cam kết.
- Kết quả: từ 4 điều trên sẽ tạo ra kết quả, vượt xa các nhóm không lành mạnh/ít nỗ lực.
Simplamo khuyến khích bạn tìm đọc quyển sách 5 điểm chết trong teamwork để hiểu sâu hơn và có những hoạt động gắn kết phù hợp cho đội nhóm của bạn.
4. Phân tích S.W.O.T & thiết lập vấn đề - 60 phút:
Ý nghĩa: Tạo nhận biết về các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa.
Phương pháp: Dành 20 phút để liệt kê tất cả những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của công ty bạn (có thể chia làm 2 nhóm, sử dụng giấy A0 để viết toàn bộ suy nghĩ của nhóm bạn).
- Sau đó thống tất cả các vấn đề liên quan đến năm tiếp theo - Bắt đầu với điểm mạnh, đọc từng mục và hỏi đây có phải là vấn đề không? (hiếm khi có bất kỳ vấn đề nào về điểm mạnh). Nếu đó là một vấn đề, hãy đặt một dấu chấm màu đỏ bên cạnh nó.
- Chuyển sang tiếp đến điểm yếu, sau đó là Cơ hội và Thách thức nhằm Xây dựng được danh sách các vấn đề.
- Thư ký sẽ nhập toàn bộ dữ liệu được thống nhất lên Simplamo.
5. Rà soát bảng tầm nhìn - 1 tiếng 15 phút:
Ý nghĩa: Đảm bảo rằng tất cả mọi người vẫn thống nhất 100% với tầm nhìn của tổ chức.
Phương pháp: Người điều phối hãy đọc lại Từng phần trong bảng Tầm nhìn và hỏi mọi người “chúng ta có vẫn đang đi đúng hướng hay không?” .
- Nêu vấn đề (nếu có) để Thư ký ghi chú lại và bàn luận sau.
- Nhìn lại bảng danh sách vấn đề và xác định vấn đề này có xử lý “hôm nay” hay không.
6. Rà soát Bức tranh 3 năm - 45 phút:
Ý nghĩa: 100% thành viên có cùng một suy nghĩ với Hình ảnh 3 năm tới cho tổ chức.
Phương pháp: Lần lượt rà soát từng dòng từ trên xuống dưới:
- Thay đổi ngày
- Xác định về doanh thu, lợi nhuận mới và các chỉ số đo lường.
- Xem qua từng dấu đầu dòng của bức tranh 3 năm và quyết định giữ lại, hủy bỏ hoặc chỉnh sửa nó (ghi lại các thay đổi trên tài liệu của bạn)
- Cho mọi người vài phút suy ngẫm sau đó cùng nhau thống nhất.
- Lưu lại bức tranh 3 Năm mới của bạn trên Simplamo
7. Kết luận ngày 1 - 30 phút:
- Ý nghĩa: Cùng nhìn lại và chúc mừng cho đoạn đường 1 năm của Doanh nghiệp
- Phương pháp: Người điều phối tóm tắt lại nội dung ngày họp và thống nhất lịch trình cho ngày Thứ 2.
2. Ngày họp thứ 2
1. Khởi động - 15 phút:
Ý nghĩa: Chia sẻ những điểm nổi bật từ ngày hôm trước
Phương pháp: Dành 5 phút yên tĩnh, sau đó từng thành viên đưa ra câu trả lời cho câu hỏi sau:
- Điểm nổi bật của ngày 1?
- Kỳ vọng hôm nay của bạn?
2. Nhắc lại bảng danh sách vấn đề và bức tranh 3 năm - 15 phút:
Ý nghĩa:
- Ghi nhớ những điều này trong tâm trí mọi người trước khi tạo Kế hoạch 1 năm
- Giúp họ bắt đầu chia nhỏ các vấn đề
Phương pháp:
- Tóm tắt lại toàn bộ Danh sách Vấn đề có ở ngày 1
- Nhìn Lại Bức Tranh 3 Năm đã xác định ở ngày 1
3. Thiết lập kế hoạch năm - 2 tiếng:
Ý nghĩa: 100% trên cùng đồng thuận với Kế hoạch 1 năm cho tổ chức
Phương pháp: Cũng chia làm 2 nhóm, sau khi hoàn thành từng nhóm sẽ lên trình bày, phản biện và thống nhất kế hoạch năm.
- Đặt ngày tương lai
- Đặt Doanh thu trong khoảng thời gian đã chỉ định
- Đặt Lợi nhuận trong khoảng thời gian đã chỉ định
- Đặt (các) chỉ số đo lường trong khoảng thời gian đã chỉ định
- Đặt 3 đến 7 mục tiêu trong năm
Đánh giá cuối cùng:
- Nếu chúng ta đạt được kế hoạch này, nó sẽ là một năm tốt đẹp?
- Mọi người có rõ ràng về vai trò trách nhiệm của họ?
- Ngân sách có hỗ trợ kế hoạch này không?
- Có cần thực hiện chuyển đổi mục tiêu trên bảng scorecard tuần hay không?
- Chúng ta có nên tạo bất kỳ Kế hoạch Phòng ban nào không? → Nếu có, hãy sử dụng bảng Tầm nhìn mẫu của Doanh nghiệp nhưng để trống nội dung ‒ Trưởng nhóm mang về bộ phận để hoàn thành.
Giám đốc điều hành cần xác định thời điểm họ muốn có các Kế hoạch phòng ban đã hoàn thiện trong tay →
Thư ký tạo Hành động/To-do.
4. Thiết lập Mục tiêu ưu tiên Quý - 2 tiếng:
Ý nghĩa: Thiết lập từ 3 đến 7 công việc quan trọng nhất phải hoàn thành trong 90 ngày tới cho Cấp toàn doanh nghiệp. Sau đó là công việc ưu tiên cấp phòng/ban (cá nhân) của các thành viên trong Ban lãnh đạo.
Phương pháp: Thực hiện theo quy trình thiết lập Mục tiêu ưu tiên thuần túy:
- Lên lịch hàng quý tiếp theo ngay bây giờ
- Đặt danh sách Mục tiêu ưu tiên bên cạnh Kế hoạch 1 năm.
- Mọi người cùng đồng thuận về mục tiêu ưu tiên cần làm.
5. Xử lý vấn đề - 3 tiếng 15 phút:
Ý nghĩa: Xử lý những vấn đề trọng yếu có thể gây cản trở trong 90 ngày tới.
Phương pháp: Xóa tất cả các vấn đề nếu đã được giải quyết bằng Mục tiêu ưu tiên khỏi Danh sách vấn đề.
- Đọc từng vấn đề và hỏi giữ lại? hay loại bỏ?
- Tuân thủ các bước xử lý vấn đề, sắp xếp thứ tự ưu tiên thuần tuý.
- Di chuyển các vấn đề còn lại vào Danh sách vấn đề trên bảng Tầm nhìn hoặc Danh sách vấn đề tại cuộc họp tuần.
6. Bước tiếp theo - 7 phút:
Ý nghĩa: Thống nhất những Hành động / To-dos và các Mục tiêu đã thống nhất cho 90 ngày và kế hoạch 1 năm.
Phương pháp:
- Người điều phối tóm tắt danh sách việc cần làm, chắc chắn rằng mọi người đều hiểu và đồng thuận.
- Từng thành viên sẽ chia sẻ 1 cam kết họ sẽ thực hiện với công ty (one thing commitment).
7. Kết luận - 5 phút:
- Ý nghĩa: Nhận phản hồi để hiểu từng thành viên cảm nhận như thế nào khi kết thúc 2 ngày làm việc. Đảm bảo đáp ứng được kỳ vọng.
- Phương pháp: Cho mọi người ba phút yên lặng để trả lời ba câu hỏi:
- Nhận xét của họ về ngày làm việc hôm nay? Có đáp ứng được Kỳ vọng ban đầu không?
- Tuyên bố lại “1 điều cam kết” của bản thân
- Chấm điểm cho cuộc họp trên thang điểm 10.
Hãy bắt đầu với người dũng cảm / xung phong trước tiên hoặc đi theo vòng từ bên trái.
Như vậy là bạn đã tìm hiểu xong cách tổ chức ngày họp lập kế hoạch năm.