Nhảy tới nội dung

Cuộc họp tuần

I. Tầm quan trọng​

Phần lớn các cuộc họp đang rất lãng phí thời gian, điều mấu chốt dẫn đến các cuộc họp kéo dài đó là “tất cả thành viên đều chỉ không ngừng nói nhưng lại không xử lý vấn đề”.

Ngoài ra, hầu hết con người chúng ta đều có sự trì hoãn tự nhiên, chờ đến phút cuối cùng để hoàn thành mọi thứ.

Hình bên dưới là biểu đồ minh họa tần suất nhân viên hoàn thành danh sách công việc sau mỗi buổi họp (tạm gọi là cuộc họp A). Mọi người đều trì hoãn hành động cho đến những giây phút cuối cùng trước khi cuộc họp B diễn ra. Nếu như bạn chỉ tổ chức cuộc họp hàng tháng thì đây chính là lý do vì sao chất lượng công việc phần lớn không đạt như kỳ vọng.

Untitled

Chính vì 2 lý do bên trên, Simplamo thiết lập tần suất họp đội ngũ mỗi tuần, theo đó bạn sẽ có 52 lần họp trong năm (thay vì 12 lần họp tháng).

Bằng cách này, bạn sẽ tạo được nhịp làm việc – theo dõi mục tiêu thường xuyên hơn, tạo ra được động lực thúc đẩy mọi người hoàn thành nhiệm vụ của mình – không có thời gian trống cho việc trì hoãn.

Untitled

Một doanh nghiệp hiệu quả sẽ tối thiểu hoá được độ dài của các cuộc họp nhưng lại tối đa hoá được năng suất buổi họp. Nhịp họp đơn thuần chỉ là đúng thời gian, có một lịch trình nhất quán để đạt được 4 điều:

  • Chắc chắn tất cả các mục tiêu/nhiệm vụ đang được bám sát
  • Giữ kết nối chặt chẽ với đội nhóm (mọi người cùng nhìn về một hướng)
  • Quy được trách nhiệm cho nhau (ai thực hiện việc gì)
  • Xử lý vấn đề

Chúng tôi khám phá ra rằng độ dài các buổi họp cho mỗi đội nhóm nên là 90 phút mỗi tuần. Hãy cùng khám phá chi tiết về cuộc họp này nhé.

II. Sự Chuẩn bị​

Hãy ghi nhớ vài điều quan trọng trước buổi họp như sau:

1. Nhân sự​

Cần thống nhất 2 vai trò trong buổi họp:

  1. ĐIỀU PHỐI: Là người chủ trì cuộc họp, kéo mọi người tập trung theo đúng lịch trình, đúng thời gian và nội dung từng phần.

  2. THƯ KÝ: Đóng vai trò nhập dữ liệu. Lắng nghe các vấn đề / đề xuất được nêu, các thảo luận,… và ghi chú lại bằng cách thao tác trên phần mềm.

    2 vai trò này nên được giao cho 2 người khác nhau. Đồng thời nên luân phiên nhau làm chủ trì và điều phối, bất kỳ thành viên nào đều cũng có thể Chủ trì và Điều phối cuộc họp.

    Trên Simplamo chúng tôi có nút “Gợi ý cách họp dành cho người điều phối”, hoặc bạn cũng có thể đọc kỹ về nó tại phần “Hướng dẫn sử dụng tính năng Cuộc họp”.

2. Thời gian​

Hãy cố định thời gian họp Tuần và thống nhất với toàn thể thành viên.

Tất cả các Cuộc họp luôn được diễn ra vào đúng ngày, đúng giờ mỗi tuần, bắt đầu và kết thúc đúng giờ.

3. Kết quả​

  • Các thành viên sở hữu Chỉ số và Mục tiêu ưu tiên Quý hãy cập nhật kết quả của chỉ số, tiến độ của mục tiêu trên Simplamo trước khi cuộc họp chính thức diễn ra.
  • Chuẩn bị trước các “Vấn đề” rào cản khiến bạn không đạt được Chỉ số & Mục tiêu ưu tiên để nêu lên trong Cuộc họp.

Cuộc họp là nơi để các thành viên đặt mọi vấn đề cần thảo luận, vì thế hãy tạo ra “Danh sách vấn đề” trong suốt buổi họp. Đội nhóm sẽ lần lượt xử lý chúng ở phần 6 “Xử lý vấn đề”.

Bây giờ hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ý nghĩa và cách điều phối từng phần của cuộc họp nhé.

III. Khung Cuộc họp tuần​

1. Tin tốt – 5 phút:​

  • Ý nghĩa: Đóng vai trò khởi động, phá tảng băng khiến mọi người kết nối hơn.
  • Phương pháp: Hãy bắt đầu buổi họp bằng việc chia sẻ tin tốt, Người điều phối sẽ mời từng thành viên chia sẻ 1 tin tốt cá nhân và 1 tin tốt công việc.

2. Chỉ số – 5 phút:​

  • Ý nghĩa: Rà soát chỉ số sức khỏe doanh nghiệp / sức khoẻ phòng/ban trong 1 tuần. Chắc chắn rằng người sở hữu đi đúng hướng để đạt mục tiêu đã thiết lập.

  • Phương pháp:

    • Mang tính rà soát:

      • Người điều phối lần lượt rà soát kết quả các chỉ số có “đạt” hay “không đạt” trong một tuần.
      • Ở Chỉ số “Không đạt” thì hỏi Người sở hũu “Anh/Chị có đang gặp vấn đề gì không?”. —> Người sở hữu trả lời “vấn đề của tôi là…”
      • Thư ký cuộc họp sẽ hỗ trợ “tạo vấn đề” để thảo luận ở phần 6.

    • Không nên có câu hỏi được đặt ra, không bình luận, không xin lỗi. Nếu có thành viên nào thắc mắc, Người điều phối hãy hỏi “chúng ta tạo vấn đề thảo luận sau nhé” để tránh mọi người xa đà vào thảo luận những vấn đề chưa quan trọng.

3. Mục tiêu ưu tiên Quý – 5 phút:​

  • Ý nghĩa: Rà soát việc thực thi mục tiêu trọng tâm trong quý của Công ty / Phòng ban

  • Phương pháp: Mang tính báo cáo.

    • Người điều phối lần lượt mời Các thành viên báo cáo Mục tiêu của mình chịu trách nhiệm đang “Đúng tiến độ” hay “Trễ tiến độ”.
    • Nếu trễ tiến độ thì Chủ sở hữu mục tiêu trả lời “Vấn đề của tôi là…”. Thư ký cuộc họp hỗ trợ “Tạo vấn đề” bàn luận ở phần sau.
    • Không đặt câu hỏi, không bình luận, không xin lỗi,… Nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác, người điều phối đơn thuần đề xuất “hãy tạo vấn đề và thảo luận sau”.

4. Ghi nhận Phản hồi – 5 phút:​

  • Ý nghĩa: Ghi nhận phản hồi nổi bật (tốt và không tốt) từ khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và nội bộ nhân viên.

  • Phương pháp:

    • Người điều phối hỏi các thành viên “Anh/Chị có nhận được phản hồi nào từ khách hàng và nhân viên trong tuần vừa qua không?”

    • Các thành viên nêu ngắn gọn từ 1 đến 2 câu phản hồi (nếu có) theo cấu trúc:

      • [Tên Khách hàng] [Nội dung phản hồi]
      • [Nhân viên][Nội dung phản hồi]

      Ví dụ:

      “Khách hàng A phản hồi chị Thảo đã hỗ trợ nhiệt tình, chuyên nghiệp” (a) , hoặc

      “Phòng Kinh doanh phản hồi thất vọng về tiến độ công việc của Phòng dự án” (b)

→ Trong trường hợp tiêu cực như ví dụ (b), hãy “Thêm vào danh sách vấn đề” để cùng nhau bàn luận sau.

5. Danh sách hành động – 5 phút:​

  • Ý nghĩa: Rà soát danh sách hành động để chắc chắn nó đã được hoàn thành hay chưa. Danh sách này là những cam kết đã được tạo ra trong cuộc họp tuần liền kề trước đó. Là những hành động đã được thống nhất để xử lý vấn đề.

  • Phương pháp: Mang tính rà soát

    • Hành động nào hoàn thành thì bấm chọn “Hoàn thành”.
    • Nếu chưa thực hiện thì tiếp tục giữ lại trong danh sách và gia hạn thêm 1 tuần, hoặc nêu vấn đề nếu có.

    Mục tiêu là đội nhóm của bạn phải hoàn thành 90% hành động mỗi tuần.

6. Xử lý vấn đề – 60 Phút:​

  • Ý nghĩa: Xử lý các vấn đề mà bạn và các thành viên trong buổi họp đã nêu ra từ Phần 1 đến Phần 5 và những vấn đề quan trọng khác được bổ sung.

  • Phương pháp: Người điều phối hãy thực hiện những bước nhỏ sau:

    1. Hỏi các thành viên có cần bổ sung thêm vấn đề nào nữa không -> Thư ký sẽ “Tạo vấn đề” bổ sung vào danh sách.

      *Lưu ý: Ở phần này, ngoài những vấn đề thì còn có thể là một thông báo, một đề xuất, một nỗi trăn trở mà các thành viên trong cuộc họp muốn trao đổi.

    2. Áp dụng công thức “Keep – Kill – Combine” nhằm rút gọn bảng danh sách vấn đề: Nghĩa là vấn đề nào nên “giữ” để xử lý, vấn đề nào nên “xóa bỏ”, vấn đề nào có thể “kết hợp”.

    3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên 3 vấn đề quan trọng nhất cần phải xử lý (theo số thứ tự 1-2-3 với 1 là ưu tiên nhất) để đưa vào giải quyết.

    4. Bắt đầu vào từng vấn đề để xử lý.

    5. Nếu hết thời gian mà còn vấn đề thì lưu lại vấn đề cho cuộc họp tuần sau.

    6. Nếu còn thời gian mà còn vấn đề thì lặp lại bước 3 ở trên

    *Nguyên tắc xử lý vấn đề​

    Ở từng vấn đề, hãy Xử lý vấn đề theo nguyên tắc “Nhận diện/Identity – Thảo luận/Discuss – Giải quyết/Solve” trong đó:

  • Nhận diện / Identify: Nghĩa là nhận diện được nguyên nhân cốt lõi, xác định thực chất vấn đề, lật đi lật lại để tìm ra nguyên nhân thực sự.

    • Ở phần này, mọi người chỉ nói về “nguyên nhân xảy ra vấn đề”.
    • Cuối cùng, người điều phối hãy chốt lại “nguyên nhân cốt lõi của vấn đề” là gì

  • Thảo luận / Discuss: Một khi nguyên nhân cốt lõi sáng tỏ, mọi người sẽ thảo luận để ra giải pháp trên tinh thần đạt lợi ích lớn cho tổ chức.

    Ở phần này, mọi người chỉ nói về “phương án” bằng việc trả lời *“Theo tôi, phương án giải quyết đó là …”*

  • Giải quyết / Solve: Đưa kết luận hay giải pháp gắn liền hành động/To-do cụ thể do một người thực hiện. Lúc này, vai trò trên Sơ đồ trách nhiệm giải trình cũng được hiện thị rõ nét.

    Người điều phối có nhiệm vụ chốt lại những hành động cụ thể và gán người chịu trách nhiệm, thư ký nhập đầy đủ nội dung hành động.

7. Kết luận – 5 phút:​

  • Ý nghĩa: Thống nhất lại danh sách hành động phải xử lý trong tuần, truyền động lực và đánh giá chất lượng cuộc họp.

  • Phương pháp:

    • Tóm tắt hành động: Người điều phối tóm tắt Danh sách hành động đã tạo ra để người sở hữu tập trung xử lý trong tuần.
    • Thông điệp truyền thông: Thảo luận cần phải truyền thông thông điệp gì đến những nhân viên có liên quan nhưng không thuộc thành viên của buổi họp dựa trên các quyết định được đưa ra trong cuộc họp. Các phương thức truyền thông: Email/Video/Thông báo…
    • Chấm điểm cuộc họp: Từng thành viên đánh giá mức độ hiệu quả cuộc họp từ 1 – 10. Nếu dưới 8 thì hỏi nhận xét cụ thể để Người điều phối làm tốt hơn ở lần sau.

Như vậy là bạn đã tìm hiểu xong nội dung của một cuộc họp tuần. Hãy thực hành cuộc họp tuần với đội nhóm của mình trên Simplamo, và điều quan trọng là "đừng bỏ bất kỳ cuộc họp tuần" nào cả bạn nhé.