Thiết lập Sơ đồ trách nhiệm
I. Lý thuyết phổ biến
Một số những mô hình sơ đồ tổ chức phổ biến nhất mà bạn đã có thể gặp như sau:
- Mô hình ma trận: Xây dựng dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều, thông tin trong mô hình này sẽ được vận hành theo cả chiều dọc và chiều ngang.
- Cơ cấu tổ chức theo chức năng: Mỗi chức năng quản lý sẽ do một bộ phận đảm nhận & có người đứng đầu. Chính vì vậy, đòi hỏi nhân sự cần nắm vững kỹ năng chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ mà mình quản lý.
- Mô hình tổ chức phẳng: Ở mô hình này, các vị trí làm việc thường không có chức danh. Vì vậy, các nhân viên trong công ty đều bình đẳng và vận hành theo mô hình tự quản lý.
- Sơ đồ tổ chức theo địa lý: Một công ty có nhiều chi nhánh hoạt động sẽ phù hợp với mô hình này. Doanh nghiệp theo mô hình này sẽ cần báo cáo liên tục về trụ sở chính.
- Mô hình tổ chức phân quyền: Là mô hình truyền thống, công việc sẽ được truyền đạt từ cấp bộ phận cao nhất đến cấp quản lý trung rồi mới đến nhân viên.
Mỗi một mô hình đều có những Ưu điểm và Nhược điểm riêng.
Đối với Simplamo, chúng tôi áp dụng mô hình số 2 “Cơ cấu tổ chức theo chức năng”, tuy nhiên có bổ sung một vài điểm nhằm nhấn mạnh tính trách nhiệm cao. Vì thế chúng tôi chọn thuật ngữ Sơ đồ trách nhiệm giải trình.
II. Về Sơ đồ Trách nhiệm
1. Sự khác biệt
Thứ 1 - Sơ đồ trách nhiệm giải trình trên Simplamo không thể hiện tất cả “tên gọi” hay “chức vụ” trong tổ chức, thay vào đó thể hiện “chức năng” cần thiết trong tổ chức đó.
Mục đích là để Doanh nghiệp có thể hình dung các chức năng công việc khác nhau có thể được mở rộng hoặc thu nhỏ như thế nào. Bằng cách đó, với sự tăng trưởng của doanh nghiệp, sơ đồ này không nhất thiết phải thay đổi (nếu doanh nghiệp bạn không tăng trưởng quá nhanh và/hoặc thêm/thay đổi mô hình kinh doanh).
Nhưng nếu bạn thể hiện 200 "chức vụ", bạn sẽ phải cần một trang tài liệu khổng lồ để thể hiện tất cả 200 chỗ ngồi.
Thứ 2 - Đối với mỗi chức năng chính, sẽ thể hiện rõ 5 vai trò quan trọng mà “Công ty cần” / “Nhu cầu kinh doanh” cho chức năng công việc đó.
Thứ 3 - Mỗi chức năng chính sẽ có Tên người chịu trách nhiệm giải trình đi kèm.
- Thứ 4: Chúng tôi tập trung vào 3 Khối chức năng chính mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có “SALES-MARKETING” - “VẬN HÀNH” và “TÀI CHÍNH”.
Bạn có thể bổ sung thêm chức năng khác nếu cần thiết với doanh nghiệp.
Thứ 5: Chúng tôi tách biệt 2 vị trí:
- “Nhà tầm nhìn / Vision Organizer”: Giống như chức vụ “Chủ tịch” thường thấy trong các doanh nghiệp. Là người định hướng, vẽ con đường cho toàn thể doanh nghiệp đi đến đích.
- Và “Người thực thi / Implementer”: Giống như chức vụ Giám đốc điều hành CEO/COO, người điều hành tất cả các khối chức năng chính để hiện thực hóa ý tưởng.
Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, việc điều chỉnh cấu trúc, vai trò, trách nhiệm cũng sẽ được thay đổi bổ sung cho phù hợp. Ở những công ty phát triển nhanh chóng, sơ đồ này có thể được thay đổi sau mỗi 90 ngày.
2. 5 Giá trị mang lại
- Đơn giản nhưng rõ ràng: Rõ vai trò & trách nhiệm của mọi người trong tổ chức và ai là người nắm chính
- Loại bỏ luồng báo cáo rối ren giữa “quản lý” và “nhân viên”
- Mọi người hiểu ai làm việc gì, có trách nhiệm cho cái gì, ai báo cáo cho ai, phối hợp với ai để hoàn thành công việc.
- Thiết lập sự sở hữu và trách nhiệm tự động cho các mục tiêu đề ra.
- Doanh nghiệp xác định được nhu cầu tuyển dụng
III. 4 bước Thiết lập
B1: Xác định chức năng chính
Xác định các phòng ban chức năng chính (không phải tên chức vụ) cần có cho Doanh nghiệp trong từ 6 tới 12 tháng tới để làm việc hiệu quả.
Lưu ý:
Hãy tạm quên đi cấu trúc đang có (Tên vị trí, Tên người đang nắm giữ từng vị trí và Trải nghiệm quản trị trong quá khứ).
B2: Viết 5 vai trò
Đối với từng chức năng chính, hãy đặt câu hỏi *"Chức năng này phục vụ điều gì cho nhu cầu kinh doanh của công ty?"***
Lưu ý:
Mỗi vai trò nên ngắn gọn, bắt đầu bằng một "Động từ" và có yếu tố trách nhiệm đi kèm.
- Ví dụ: "Đảm bảo 99,99% tính năng của sản phẩm thực thi hiệu quả".
Trong trường hợp bạn liệt kê được nhiều hơn 5 vai trò, hãy cố gắng chọn lọc lại những vai trò quan trọng nhất - trung bình là 4 đến tối đa 6 vai trò.
B3: Xác định nhân sự
Dựa trên vai trò từng chức năng, để đánh giá nhân sự có phù hợp cho vị trí đó hay không hãy áp dụng 3 tiêu chí như sau:
- Hiểu việc/Get it,
- Muốn làm/Want it; và
- Có khả năng làm/Capacity to do it
Thông thường là cần đạt được cả 3 tiêu chí, nhưng nếu Doanh nghiệp có thời gian và nguồn lực để đào tạo thì chỉ cần 2 tiêu chí đầu. Phần này sẽ được giải thích rõ hơn ở Bài viết - Đúng người & Đúng vị trí.
**Lưu ý:
Nếu chưa có nhân sự đảm nhận 1 vị trí nào nó thì quản lý trực tiếp cho vị trí đó sẽ tạm thời đảm nhận và ghi chú vào Simplamo là [Cần tuyển] để xác định được nhu cầu tuyển dụng.
Mỗi chức năng khác nhau chỉ được chịu trách nhiệm chính bởi 1 người, nhưng 1 người có thể đảm nhận nhiều chức năng.
B4: Phân nhỏ đến tầng cuối cùng
Tái lặp 3 bước trên cho đến khi không thể phân nhỏ phòng ban chức năng hơn.
Ở Tầng số 2 trên sơ đồ trách nhiệm giải trình, nếu có nhiều người cùng thực hiện 1 chức năng giống nhau thì có thể được thể hiện bởi 1 ô duy nhất - hãy bổ sung tên của những nhân sự có chung chức năng vào cùng ô.
Như vậy là bạn đã hoàn thành việc Cấu trúc doanh nghiệp của mình bằng công cụ Sơ đồ trách nhiệm giải trình trên Simplamo.
Tìm hiểu cách sử dụng - thao tác tính năng này trên Simplamo tại ĐÂY.
Việc hoàn thiện Sơ đồ trách nhiệm giải trình sẽ tạo cơ sở vững chắc hơn cho “Chủ sở hữu” các mục tiêu ở bước tiếp theo khi “LẬP KẾ HOẠCH THỰC THI mà chúng ta sẽ tìm hiểu ở phần ngay bên dưới.