Đối thoại 1:1 hàng quý

I. Tổng quan

Hãy hình dung cứ mỗi 90 ngày giữa nhân viên và cấp quản lý trực tiếp sẽ có một cuộc đối thoại nghiêm túc, cởi mở, chân thành về việc nhân viên đang như thế nào, điều gì đang diễn ra hiệu quả và chưa hiệu quả.

Đây cũng là cơ hội để 2 bên hiểu nhau,  cấp trên có thể nắm bắt được những khó khăn của nhân viên, hỗ trợ nhân viên xử lý, đồng thời cấp dưới có thể phản hồi cho cấp trên về khả năng lãnh đạo & quản lý của họ để cải thiện trong tương lai.

Nếu hiện tại Doanh nghiệp của bạn chưa thực hiện việc đối thoại này, hãy đề xuất thực hiện sớm nhất.

Đối thoại theo bộ khung trên Simplamo sẽ giúp cả 2 Bên không lan man, xa đà vào những chủ đề không đúng trọng tâm. Vì kết quả cuộc đối thoại sẽ được ghi nhận lại và Simplamo sẽ hỗ trợ Công ty phân tích xem đôi bên phù hợp với nhau cho lộ trình kế tiếp hay không.

II. Sự chuẩn bị

Trước khi bắt đầu, hãy cùng ghi nhớ một vài điểm sau dành cho Người đánh giá và cả Người được đánh giá:

1. Người đánh giá:

• Lên lịch cho cuộc gặp gỡ ít nhất 1 tuần.
• KHUYẾN KHÍCH tiến hành ở bên ngoài công ty.
• Dùng khung câu hỏi trên Simplamo để tập trung mạch nói chuyện.
• Đối với mỗi tiêu chí đánh giá cần có dữ kiện thực tế.
• Nên khen ngợi, ghi nhận thành tích / sự nỗ lực của nhân viên
• Ghi chú nhanh lại các ý nhân viên trao đổi trên Simplamo.
• Thực hiện đánh giá nhân viên & đánh giá kỹ năng lãnh đạo - quản lý của bản thân sau đó chỉ bấm “Lưu” trên Simplamo.

2. Người được đánh giá:

• Sau khi nhận được Email về cuộc đối thoại phải thực hiện tự đánh giá trước ngày gặp gỡ chính thức. Sau đó hãy chọn “Hoàn thành” để Cấp quản lý có thể nhìn thấy được kết quả của bạn tự đánh giá.
• Nên trung thực, cởi mở với các vấn đề / đề xuất
• Đúng lịch hẹn

III. Các Tiêu chí đánh giá

1. Nhận diện “Đúng người”

Ở phần đánh giá thể hiện các “Giá trị cốt lõi” của Doanh nghiệp:

• Chọn dấu (+) nếu họ sống và thể hiện giá trị cốt lõi trong hầu hết thời gian làm việc tại Công ty.
• Chọn (+/-) nếu thỉnh thoảng họ “có thể hiện” nhưng thỉnh thoảng lại “không” thể hiện các giá trị vì đơn giản là không ai hoàn hảo cả.
• Một dấu (-) thể hiện cho việc hầu hết thời gian nhân sự đó không sống với các giá trị cốt lõi mà công ty đặt ra .

2. Nhận diện “Đúng vị trí”

Ở phần Đánh giá thể hiện “Vai trò” trên sơ đồ trách nhiệm giải trình:

• HIỂU VIỆC/GET IT: Có hiểu công việc không? - Yes / No

  • Hiểu về tất cả bên trong, bên ngoài của vị trí chức năng mình đảm nhận không?
  • Họ có hiểu công việc của họ có liên quan gì và tác động như thế nào đến mọi người không?
  • Có dốc toàn bộ tâm trí của mình để kết nối với công việc không?

  Ví dụ: Một tiếp viên hàng không thô lỗ hoặc một nhân viên bán hàng không hiểu sản phẩm sau 1 tháng đã được đào tạo là ví dụ điển hình về việc nhân sự không “hiểu việc”.

• MUỐN VIỆC/WANT IT: Có muốn công việc này không? Yes / No

  • Có muốn làm công việc này môt cách chân thật không?
  • Có thức dậy sớm vào mỗi sáng và muốn làm việc?
  • Có thể hiện niềm đam mê với vai trò đảm nhận không?

  Ví dụ: Cô kế toán trong một hộ kinh doanh ở Hồ Chí Minh nói với quản lý của mình rằng: “Tôi đã làm công việc này suốt 10 năm. Tôi thực sự muốn làm thứ gì đó khác đi. Tôi đoán rằng mình không còn muốn làm công việc này nữa rồi”.

• ĐỦ NĂNG LỰC/CAPACITY: Yes / No

  • Có đủ năng lực để làm các vai trò được giao không?
  • Họ có đủ trí thức, cảm xúc và thể chất cũng như thời gian cho công việc?

  Ví dụ: Một lễ tân không thể làm việc với hệ thống điện thoại hay một chuyên viên IT lại sợ lỗi xảy ra là 2 ví dụ về nhân sự không đủ năng lực cho công việc.

3. Kết quả thực thi Mục tiêu ưu tiên Quý:

Người đánh giá hãy tập trung vào các câu hỏi chủ đề chính: “Điều gì đang hiệu quả?”, “Điều gì đang chưa hiệu quả?”, “Điều gì cần cải thiện?”.

“Điều gì đang hiệu quả ?”

Bên dưới là một vài câu hỏi gợi ý cho Người được đánh giá có thể tự hỏi bản thân khi chuẩn bị cho nội dung thảo luận này:

• Thành tựu gì khiến tôi tự hào nhất trong Quý vừa qua?
• Tôi đã thực hiện những đề xuất thay đổi nào để đạt được hiệu quả công việc tốt hơn?
• Những gì tôi đã làm tốt để đạt được Công việc ưu tiên/Rocks và chỉ số/scorecard?
• Tôi có đang làm việc trên dự án và đóng vai trò thực sự có ý nghĩa không?
• Tôi chứng minh mình thể hiện các giá trị cốt lõi của công ty bằng cách nào?
• Cấp quản lý có cung cấp cho Tôi những công cụ cần thiết và định hướng để tôi thực hiện công việc tốt hay không?

“Điều gì chưa hiệu quả ?”

Đối với việc chuẩn bị cho phần nội dung thảo luận về “điều gì chưa hiệu quả?”. Điều quan trọng cần làm rõ trước tiên đây không phải là một “phiên đổ lỗi”, mà bạn đang nhận diện vấn đề cùng cấp trên thảo luận cách xử lý. Bên dưới là một số câu hỏi có thể giúp bạn chuẩn bị:

• Điều gì đang khiến công việc của tôi khó khăn hơn?
• Quy trình nào đang bị bẻ gãy không được mọi người tuân thủ?
• Tôi có nhận diện được nguyên nhân cốt lõi cho các vấn đề tôi đang gặp phải không?
• Tôi đã không chứng minh bản thân thể hiện các giá trị cốt lõi theo cách nào?
• Tôi đã có thể làm gì khác đi để đạt được Mục tiêu và Chỉ số của mình? (trong trường hợp bạn có Mục tiêu và Chỉ số không đạt)
• Cấp quản lý của tôi có thể giúp đỡ tôi thành công hơn bằng cách nào?
• Điều gì đang không hiệu quả với cấp quản lý trực tiếp của bạn?
• Phần đánh giá lãnh đạo và quản lý: Hãy trung thực trả lời “Có/Yes” hoặc “Không/No” cho từng câu hỏi trên Simplamo

IV. Cách thức tiến hành

Trong buổi đối thoại 1:1 chính thức, Người đánh giá sẽ đóng vai trò là Điều phối chính. Hãy tuần tự làm theo 5 bước bên dưới.

Trong suốt buổi đối thoại, hãy ghi chú lại những điều chưa hiệu quả là “vấn đề/issue” để cùng nhau thảo luận ở Bước 4.

Bước 1: Khởi động

Cấp quản lý & Nhân viên chia sẻ 1 tin vui cá nhân, 1 tin vui công việc trong Quý vừa qua.

Bước 2: Lắng nghe

Cấp quản lý / Người đánh giá lắng nghe Nhân viên của mình chia sẻ trước phần tự đánh giá bản thân theo khung nội dung đã được chuẩn bị trước:

• Các giá trị cốt lõi của Công ty (thể hiện như thế nào?)
• Trong vai trò của bản thân (có hiểu? Muốn làm? Đủ năng lực?)
• Việc thực thi Mục tiêu ưu tiên Quý (hoàn thành không? Có vấn đề gì? Điều gì hiệu quả-chưa hiệu quả?)
• Phản hồi về năng lực lãnh đạo & quản lý của cấp trên trực tiếp
• Các bước tiếp theo / đề xuất

Bước 3: Phản hồi:

Cấp quản lý / Người đánh giá phản hồi Nhân viên các nội dung tương tự. Đối với mỗi yếu tố đánh giá “Không” hoặc “-”, cần có khoảng 3 dữ kiện thực tế để xác thực.

Bước 4: Giải quyết vấn đề

Tại bước này hãy tiến hành phân loại 3 dạng vấn đề:

• Vấn đề không thể xử lý được: Làm rõ và thống nhất với nhau. Nếu là vấn đề của cấp Công ty, Quản lý hãy ghi chú lại và nêu lên ở cuộc họp Cấp ban lãnh đạo.
• Vấn đề Cấp quản lý giải quyết: Làm rõ với nhân viên về cách xử lý - Thời gian xử lý
• Vấn đề nhân viên phải giải quyết: Làm rõ hoặc hướng dẫn nhân viên về cách xử lý - Thời gian xử lý.

Bước 5: Kết luận

Thống nhất các bước tiếp theo.

Cấp quản lý dựa trên phần tự đánh giá của nhân viên sẽ đưa ra những nhận định của mình và tiến hành đánh giá trên phần mềm. Bản kết quả của Cấp quản lý sẽ là bản cuối cùng được chuyển cho phòng nhân sự thực hiện các bước cần thiết liên quan.

Đối thoại Quý trên Simplamo thông thường là một tài liệu bổ sung cho buổi Đánh giá hiệu suất năm / Annual review. Nếu bạn thực hiện cuộc đối thoại này mỗi Quý, thì việc đánh giá hiệu suất năm của nhân viên dù kết quả tốt hay không tốt cũng không phải là điều khiến đôi bên quá ngạc nhiên.

*Lưu ý cuối cùng: Để tổ chức đối thoại thành công thì cấp quản lý hãy chủ động thiết lập buổi đối thoại này với nhân viên của mình, trong trường hợp nhân viên thấy cấp trên của mình quên việc đối thoại - đừng ngồi yên chờ đợi, hãy bước đến bàn làm việc của cấp trên và hỏi họ khi nào là thời điểm tốt nhất để tiến hành.

Sau khi hoàn thành, bạn sẽ thấy kết quả buổi đối thoại được thể hiện trên Simplamo như sau:

Như vậy bạn đã tìm hiểu xong cách tổ chức buổi đối thoại nhân sự 1:1 hàng quý.

Chúc bạn thành công.