Thiết lập tổ chức
I. Đăng ký Tổ chức
Bước 1: Đăng ký
Đăng ký tài khoản nhanh tại đường link sau
Bước 2: Kích hoạt
Thực hiện điền đầy đủ các thông tin, và vào email kiểm tra để kích hoạt tài khoản
Mỗi Tổ chức sẽ có một tên miền riêng dưới dạng
[tên viết tắt].simplamo.com
Đây là sẽ tên miền truy cập chính thức của Tổ chức bạn. Ví dụ nếu tên công ty bạn là Green Soft thì tên miền sẽ là
greensoft.simplamo.com
II. Thiết lập Tổ chức
Thiết lập một giao diện thân thiện hơn và theo thương hiệu Tổ chức của bạn, hãy cập nhật Logo và các Thông tin cần thiết của Doanh nghiệp bằng cách:
Bước 1: Logo & Tên
Chọn Cài đặt trên thanh công cụ bên trái màn hình, Tại thanh công cụ ngang chọn Công ty
Tiếp tục bấm vào Tên Công ty để cập nhật Logo & tên ngắn
Bước 2: Tạo Người dùng
Hãy bổ sung toàn bộ thành viên có liên quan trong Doanh nghiệp của bạn vào Simplamo.
2.1 Tạo Người dùng
Trên thanh công cụ bên trái màn hình bạn chọn “Cài đặt”, sau đó tại phần “Người dùng” bạn tiếp tục bấm vào “Tạo mới” , và bắt đầu điền thông tin người dùng theo khung thông tin có sẵn:
2.2 Thiết lập Vai trò
Tại mục “Vai trò” bạn cần lưu ý phân quyền sau để có lựa chọn phù hợp.
1. Chủ sở hữu:
Quyền hạn: Người toàn quyền cho hệ thống Simplamo được tạo: quản lý, xoá hoặc thêm tài khoản, truy cập, chỉnh sửa dữ liệu cho tất cả các Công ty.
- Nếu Chủ sỡ hữu không thuộc bất kỳ công ty hoặc nhóm nào thì vẫn có thể truy cập vào dữ liệu của công ty và nhóm để xem, quản lý, điều chỉnh. Tuy nhiên, khi tạo dữ liệu (Goals, Metrics, To-dos, …) thì không thể chỉ định những người dùng không thuộc nhóm đó.
- Chủ sở hữu có thể xem thông tin hoá đơn và nhận thông báo hoá đơn
Hạn chế: Không có
2. Quản trị viên:
- Quyền hạn: Người có toàn quyền quản lý hệ thống giống như Chủ sỡ hữu
- Hạn chế: Có thể xem danh sách công ty nhưng không thể thực hiện thêm, chỉnh sửa và xóa Công ty.
3. Quản lý:
Quyền hạn: Người có quyền quản lý, truy cập, chỉnh sửa dữ liệu của 1 phòng/ban nhất định.
- Có thể tạo, chỉnh sửa những thông tin về nhóm hoặc người dùng mà họ quản lý
- Được xem dữ liệu của các nhóm mà họ được thêm vào
Hạn chế:
- Không thể xem biên bản đối thoại của người khác
- Không thể truy cập vào thông tin hoá đơn
- Không thể truy cập vào Chu kỳ kinh doanh
- Không thể truy cập vào Các Công ty mà họ không thuộc về.
4. Nhân viên
Quyền hạn: Người có quyền quản lý, chỉnh sửa dữ liệu của bản thân, được xem dữ liệu của phòng/ban và công ty mà họ được thêm vào.
Hạn chế:
- Không thể xem Đối thoại của người khác
- Không cho phép chỉnh sửa Sơ đồ tổ chức, Tầm nhìn, Quy trình
- Không thể truy cập trang Cài đặt.
Bước 3: Tạo Nhóm
Mặc định với Simplamo đã tự động thiết lập các Nhóm phổ biến hầu hết Tổ chức
| Tên | Mô tả |
|---|---|
| Leadership Team | Nhóm điều hành các hoạt động chính của công ty, các trưởng bộ phận level C |
| Finance | Nhóm hoạt động tài chính thông thường là kế toán, CFO |
| Sales | Nhóm hoạt động về bán hàng |
| Marketing | Nhóm hoạt động về marketing |
| Operations | Nhóm hoạt đọng về vận hành như dự án, hoặc khối back-office |
Bạn cũng có thể bổ sung thêm Phòng/Ban tại mục Nhóm Bấm vào nút Tạo mới và lần lượt bổ sung thông tin, chọn Công ty nhóm này trực thuộc và các thành viên liên quan.
Bước 4: Mời Người dùng vào Nhóm
Mời những người dùng vào Tổ chức, và Nhóm chức năng phù hợp bằng cách
Chọn Nhóm → Chỉnh sửa tên Nhóm → Bổ sung người dùng là thành viên của Nhóm.
III. Thông tin cá nhân
Bước 1: Kích hoạt
Sau khi được Chủ sở hữu Bổ sung vào không gian làm việc, từng người dùng hãy theo dõi Email để kích hoạt tài khoản sử dụng của mình bằng cách chọn nút "Accept Invitation".
Bước 2: Thông tin & Logo
Simplamo khuyến khích người dùng đổi ảnh đại diện – việc này giúp tạo ra một hệ thống thật và sinh động cho không gian làm việc của Công ty bạn.
Đến đây là bạn đã thiết lập được hệ thống làm việc cho tổ chức của mình trên nền tảng Simplamo, hãy nhắc từng thành viên truy cập email để kích hoạt tài khoản của mình và bắt đầu sử dụng.
Sau khi thiết lập xong không gian làm việc cho tổ chức của mình. Bước quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp đầu tiên bạn cần thực hiện là Xác định một sơ đồ trách nhiệm giải trình với cấu trúc đúng.