Bắt đầu Cuộc họp Năm
Tổng quan
Cứ mỗi cuối năm, đội ngũ ban lãnh đạo Công ty cần có thời gian nhìn lại**,** xem xét Kế hoạch 1 năm trước đó và Mục tiêu ưu tiên của Quý gần nhất.
Sau khi hoàn thành buổi họp lập kế hoạch năm, Doanh nghiệp sẽ đạt được:
- Tăng sức khỏe cho đội nhóm
- Một tầm nhìn rõ ràng
- Kế hoạch thực thi rõ ràng
- Tất cả các vấn đề chính được giải quyết
Lưu ý về thời gian diễn ra Họp năm sẽ là 2 ngày thay vì họp quý là 1 ngày.
Đọc thêm tài liệu về “Ý nghĩa - Sự chuẩn bị - Phương pháp điều phối theo bộ khung cuộc họp NĂM” tại đây: https://help.simplamo.com/get-started/steps/annual-meeting
Cấu trúc
Chọn nhóm
Trên thanh công cụ bên trái, hãy chọn tính năng “Cuộc họp”
Tiếp tục bấm chọn “Họp năm” trên thanh công cụ ngang.
Chọn “Leadership Team” cho cuộc họp Ban lãnh đạo thiết lập kế hoạch năm cho toàn doanh nghiệp.
Bấm nút “Bắt đầu” khi các thành viên đã sẵn sàng cho ngày họp.
Bắt đầu họp
Trên Simplamo, chúng tôi đã thiết lập một trình tự khoa học - logic các bước để tổ chức cuộc họp hàng Năm hiệu quả, hãy tuần tự đi theo các bước và gợi ý trên Simplamo.
1. Tạo vấn đề
Trong suốt thời gian diễn ra ngày họp, hãy tạo “Vấn đề” khi có thành viên nào nêu lên vấn đề, hoặc một câu hỏi, hoặc một đề xuất,… tại nút + Vấn đề bên góc phải.
Chọn kỳ hạn “Dài hạn” để cùng nhau xem xét xử lý ở Phần Xử lý vấn đề.
2. Chỉnh sửa - Bổ sung nội dung
Trong ngày họp đầu tiên:
- Tại Phần 7 - Phân tích S.W.O.T,
- Phần 8 - Rà soát tầm nhìn
- Phần 9 - Mục tiêu 3 năm
Hãy bổ sung thông tin cần thiết bằng cách bấm vào biểu tượng cây bút chì và nhập dữ liệu tương ứng. Bấm “Lưu” sau mỗi thao tác nhập liệu.
Trong ngày họp thứ 2
- Tại phần 4 - Kế hoạch 1 năm
- Phần 5 - Mục tiêu ưu tiên Quý
Sau khi thống nhất với đội nhóm, Thư ký hãy nhập lên phần mềm bằng cách bấm vào biểu tượng bút chì tương tự.
Chọn lại thời gian ở Ngày tương lai,
Nhập các dữ liệu doanh thu, lợi nhuận, chỉ số đo lường và Mục tiêu năm / Quý tương ứng.
Lưu ý:
Sau khi kết thúc ngày họp đầu tiên, phần mềm sẽ gửi Email tóm tắt cho các thành viên tham dự. Khi đó lịch trình của ngày họp Thứ 2 sẽ tự động hiện ra.
Hãy bấm “Bắt đầu ngày 2” khi các thành viên đã sẵn sàng.
3. Giải quyết vấn đề
Đến phần 6 của ngày họp Thứ 2 - xử lý vấn đề trọng điểm. Giao diện Simplamo trước tiên sẽ cho bạn và đội nhóm nhìn lại Bảng danh sách Mục tiêu ưu tiên đã thiết lập, mục đích của việc này là để loại bỏ những vấn đề đã được xử lý thông qua “Mục tiêu ưu tiên”.
Khi kéo xuống bên dưới bạn sẽ thấy toàn bộ danh sách vấn đề đã được tạo trên bảng tầm nhìn doanh nghiệp, và những vấn đề đã được nêu trong ngày họp Năm ngày đầu tiên đến thời điểm hiện tại.
Hãy thực hiện phân loại vấn đề thành 3 loại như sau:
Vấn đề “xoá bỏ” —> Chọn nút “Lưu trữ vấn đề”
Vấn đề có thể mang về cuộc họp hàng tuần xử lý —> Chọn lại kỳ hạn vấn đề thành “Ngắn hạn”
Vấn đề lớn cần xử lý trong ngày họp quý —> Giữ nguyên để tiến hành xử lý. Lúc này bạn hãy tiến hành xử lý vấn đề theo nguyên tắc xử lý thông thường trong các cuộc họp tuần:
Sắp xếp thứ tự ưu tiên 1-2-3
Xử lý từng vấn đề theo công thức
- IDENTIFY: Nhận diện nguyên nhân cốt lõi
- DISCUSS: Thảo luận phương án
- SOLVE: Chốt phương án bằng hành động cụ thể
Nếu còn thời gian hãy tiếp tục sắp xếp thứ tự ưu tiên 1-2-3 và xử lý càng nhiều vấn đề càng tốt cho đến khi hết thời gian.
Nếu không còn thời gian hãy thống nhất với đội nhóm của bạn đưa vào cuộc họp tuần cấp ban lãnh đạo hoặc tiếp tục giữ lại trên bảng Tầm nhìn đối với các vấn đề chưa cấp bách.
4. Bước tiếp theo và Kết luận
- Cùng xem lại tất cả những hành động đã chốt với nhau
- Khảo sát ý kiến của thành viên
- Bấm kết thúc cuộc họp
Như vậy là bạn đã tìm hiểu xong tính năng ngày họp thiết lập mục tiêu Năm. Chúc bạn thành công.