Nhảy tới nội dung

Bắt đầu Cuộc họp Quý

Tổng quan​

Sau khi hoàn thành ngày họp Quý, toàn thể thành viên tham gia sẽ nhận được:

  • Một tầm nhìn / định hướng rõ ràng
  • Kế hoạch thực thi rõ ràng cho quý tiếp theo
  • Giải quyết được tất cả các vấn đề trọng điểm

Đọc thêm tài liệu về “Ý nghĩa - Sự chuẩn bị - Phương pháp điều phối theo bộ khung cuộc họp QUÝ” tại đây: https://help.simplamo.com/get-started/steps/quarterly-meeting

Cấu trúc​

Chọn Team​

Trên thanh công cụ bên trái, hãy chọn tính năng “Cuộc họp”

Tiếp tục bấm chọn “Họp quý” trên thanh công cụ ngang

Chọn Phòng/Ban (Đội nhóm) tổ chức họp Quý. Trong trường họp thiết lập mục tiêu ưu tiên quý cấp Công ty hãy chọn “Leadership Team”.

Bấm nút “Bắt đầu” khi các thành viên đã sẵn sàng cho ngày họp.

Bắt đầu họp​

Trên Simplamo, chúng tôi đã thiết lập một trình tự khoa học - logic các bước để tổ chức cuộc họp hàng Quý hiệu quả, có gợi ý cho Người điều phối - Thành viên tham dự và thời gian tối đa cho từng phần.

Hãy sử dụng tính năng “Gợi ý cách họp” để có một ngày họp hiệu quả, bấm vào nút “Đã hiểu” sau khi đọc xong để màn hình được gọn gàng hơn.

1. Tạo vấn đề​

Trong suốt thời gian diễn ra từ Phần 1 - Tuyên bố mục đích ngày họp đến Phần 4 - Tầm nhìn, hãy tạo “Vấn đề” khi có thành viên nào nêu lên vấn đề, hoặc một câu hỏi, hoặc một đề xuất,… tại nút + Vấn đề bên góc phải.

2. Chỉnh sửa - Bổ sung nội dung​

  • Tại Phần 4 của cuộc họp - Nhìn lại Bảng tầm nhìn doanh nghiệp, nếu cần chỉnh sửa / bổ sung bất kỳ thông tin nào, hãy bấm vào biểu tượng cây bút chì và nhập dữ liệu tương ứng.

  • Bấm “Lưu” sau mỗi thao tác nhập liệu.

  • Tại phần 5 của cuộc họp - Thiết lập Mục tiêu ưu tiên Quý mới

    • Sau khi cùng đội ngũ thống nhất Mục tiêu Quý mới hãy tạo mục tiêu bằng cách bấm vào (+) Mục tiêu bên góc phải và tiến hành nhập dữ liệu tương ứng.

    • Nhập thông tin Mục tiêu, Loại mục tiêu, Người sở hữu và lưu ý chọn đúng Chu kỳ kinh doanh của Mục tiêu được tạo.

    • Trong trường hợp Mục tiêu đó chưa hoàn thành nhưng vẫn cần ưu tiên trong Quý mới, bạn hãy bấm vào mục tiêu đó và chọn lại chu kỳ kinh doanh tại Quý mới.
    • Khi Mục tiêu cần xoá khỏi danh sách, hãy bấm vào mục tiêu cần xoá, chọn “Lưu trữ mục tiêu”. Khi đó màn hình Simplamo sẽ hỏi bạn “Có muốn vào để hiện thị trong đánh giá không?”, phần này tương đối quan trọng trong công tác đối thoại nhân sự 1:1 hàng quý, hàng năm, hãy cân nhắc để trả lời “Đồng ý” hoặc “Không” phù hợp.

3. Giải quyết vấn đề​

  • Đến phần 6 của cuộc họp - xử lý vấn đề trọng điểm. Giao diện Simplamo trước tiên sẽ cho bạn và đội nhóm nhìn lại Bảng danh sách Mục tiêu ưu tiên đã thiết lập, mục đích của việc này là để loại bỏ những vấn đề đã được xử lý thông qua “Mục tiêu ưu tiên”.

  • Khi kéo xuống bên dưới bạn sẽ thấy toàn bộ danh sách vấn đề đã được tạo trên bảng tầm nhìn doanh nghiệp (câu hỏi số 8), và những vấn đề đã được nêu trong ngày họp Quý từ phần 1 đến phần 5.

  • Hãy thực hiện phân loại vấn đề thành 3 loại như sau:

    • Vấn đề “xoá bỏ” —> Chọn nút “Lưu trữ vấn đề”

    • Vấn đề có thể mang về cuộc họp hàng tuần xử lý —> Chọn lại kỳ hạn vấn đề thành “Ngắn hạn”

    • Vấn đề lớn cần xử lý trong ngày họp quý —> Giữ nguyên để tiến hành xử lý. Lúc này bạn hãy tiến hành:

      1. Sắp xếp thứ tự ưu tiên 1-2-3

      2. Xử lý từng vấn đề theo công thức

        1. IDENTIFY: Nhận diện nguyên nhân cốt lõi
        2. DISCUSS: Thảo luận phương án
        3. SOLVE: Chốt phương án bằng hành động cụ thể

      3. Nếu còn thời gian hãy tiếp tục sắp xếp thứ tự ưu tiên 1-2-3 và xử lý càng nhiều vấn đề càng tốt cho đến khi hết thời gian.

      4. Nếu không còn thời gian hãy thống nhất với đội nhóm của bạn đưa vào cuộc họp tuần cấp ban lãnh đạo hoặc tiếp tục giữ lại trên bảng Tầm nhìn đối với các vấn đề chưa cấp bách.

4. Bước tiếp theo và Kết luận​

  • Cùng xem lại tất cả những hành động đã chốt với nhau
  • Khảo sát ý kiến của thành viên tham dự
  • Bấm kết thúc cuộc họp

Như vậy là bạn đã tìm hiểu xong tính năng ngày họp thiết lập mục tiêu Quý.

Bạn có thể tham khảo khung họp quý Tại đây

Chúc bạn thành công.