Thiết lập và Theo dõi Mục tiêu
Mục tiêu 90 ngày tạo lực đẩy cho tổ chức, cung cấp tiêu chuẩn để đo lường hiệu suất và đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ đó tạo ra động lực cải tiến.
Thiết lập Mục Tiêu
Đầu tiên, bạn hãy nhìn lại Mục tiêu năm và Danh sách vấn đề dài hạn trên Bảng Tầm nhìn Doanh nghiệp. Từ đó trả lời câu hỏi: *“Đâu là 3 tới 7 việc quan trọng nhất cần làm trong Quý này?”*
Sau đó, bạn tạo từng Mục tiêu 90 ngày theo các thao tác sau:
Bước 1: Chọn đối tượng
Chọn đội nhóm cần tạo Mục tiêu, trong trường hợp tạo Mục tiêu cấp toàn doanh nghiệp – hãy chọn “Leadership team”.
Tiếp tục bấm vào nút “Mục tiêu” trên thanh công cụ ngang.
Bước 2: Tạo Mục tiêu
Chọn “Tạo mục tiêu” để tạo một mục tiêu mới và tiến hành điền các nội dung:
“Tiêu đề” của Mục tiêu
Chọn “Loại mục tiêu” theo 3 cấp độ Công ty – Phòng ban – Cá nhân
Chọn “Hỗ trợ cho mục tiêu” nào trên danh sách mục tiêu cấp cao hơn
Chọn “Người sở hữu” đúng với vai trò trên Sơ đồ trách nhiệm giải trình
Tại phần “Mô tả” bạn hãy trả lời các câu hỏi để xác định lại mức độ quan trọng của mục tiêu và kết quả cuối cùng của nó là gì.
- Tại sao việc này quan trọng?
- Tại sao việc này cần gấp?
- Kết quả đầu ra của là gì?
Chọn chu kỳ kinh doanh hiện tại
Bạn có thể lựa chọn lại Ngày đến hạn và Nhóm sở hữu mục tiêu tại phần “Lựa chọn khác”.
Cuối cùng nhấn “Tạo mới”.
Sau khi hoàn tất việc tạo mục tiêu bạn hãy chú ý đến “Chất lượng mục tiêu”. Tiêu chí chấm chất lượng mục tiêu có ý nghĩa quan trọng trong việc đo lường hiệu quả, tăng cường độ tin cậy, cải thiện phân tích và đánh giá, cũng như hỗ trợ quản lý đặt mục tiêu.
Xem lại lịch sử thay đổi
Để xem lại lịch sử thay đổi mục tiêu 90 ngày trên Simplamo, bạn hãy thực hiện thực hiện như sau:
Tại giao diện chỉnh sửa mục tiêu bạn hãy chọn tính năng “Lịch sử thay đổi”
Lịch sử thay đổi trên Simplamo sẽ ghi nhận lại toàn bộ những thay đổi liên quan đến mục tiêu đó, các trường thông tin được ghi nhận sẽ bao gồm:
- Tên người thực hiện thao tác
- Tên thao tác được thực hiện
- Thời gian thực hiện
- Chi tiết nội dung thay đổi
Việc xem lại lịch sử thay đổi mục tiêu giúp chúng ta hiểu rõ hơn về tiến trình thay đổi - phát triển của mục tiêu, của tổ chức hay cá nhân thực hiện. Chúng ta có thể nhận ra những lựa chọn đúng đắn hoặc sai lầm đã được thực hiện, từ đó điều chỉnh và tối ưu hóa các mục tiêu trong tương lai.
Theo dõi tiến độ
Việc tính toán tiến độ của mục tiêu có ý nghĩa quan trọng trong việc đánh giá tiến trình thực hiện. Nó giúp xác định mức độ hoàn thành của công việc so với kế hoạch ban đầu.
Các trạng thái tiến độ của Mục tiêu:
- Mục tiêu “Chưa thực hiện” được định nghĩa bằng 0%.
- Mục tiêu “Đang thực hiện” được định nghĩa trong khoảng từ 1 - 99% .
- Mục tiêu “Hoàn thành” được định nghĩa là 100%
Tuy nhiên, vẫn còn trường hợp các mục tiêu vượt tiến độ sẽ được thể hiện trên Simplamo bằng cách:
- Khi hiển thị cột mốc đo lường tiến độ thực thi của mục tiêu, cột mốc nào vượt kỳ vọng sẽ có biểu tượng “Huy chương” để đánh dấu.
Theo dõi trạng thái
Theo dõi trạng thái giúp cảnh báo tình trạng hiện tại của mục tiêu, đóng góp phần quan trọng trong việc giám sát, đánh giá hiệu suất, hỗ trợ quyết định để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
Các dạng cảnh báo đối với từng trạng thái của mục tiêu:
- Mục tiêu bình thường: Được định nghĩa là các mục tiêu đang nằm trong kế hoạch thực thi và chưa gặp các vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành. Hệ thống sẽ hiện thị mục tiêu có màu “Đen”.
- Mục tiêu sắp đến hạn: Là các mục tiêu đã “cận kề” ngày hoàn thành nhưng vẫn chưa đạt đủ tiến độ hoặc trong quá trình thực thi đang gặp phải cản trở. Hệ thống sẽ hiện thị mục tiêu có màu “Vàng” và kèm theo thời hạn thông báo trong “7 ngày”.
- Mục tiêu trễ hạn: Là các mục tiêu đã đến hạn hay đã trễ hạn hoàn thành so với tiến độ thời gian được đề ra ban đầu. Đối với trường hợp này hệ thống sẽ cảnh báo “nổi” bằng cách hiện mục tiêu có màu “Đỏ” và số ngày đã trễ hạn.
Lưu ý: Đối với những mục tiêu nằm ở cảnh báo Sắp đến hạn hoặc Trễ hạn hãy chú ý đến nhiều hơn và có sự đôn đốc để mục tiêu nhanh chóng hoàn thành để tổ chức cùng nhau đạt được mục tiêu chung.