Nhảy tới nội dung

I. Tại sao nên dùng Simplamo AI trong Vận hành?

Sử dụng Simplamo AI mang đến nguồn năng lượng mới cho doanh nghiệp bằng cách tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu suất. Với khả năng phân tích dữ liệu thông minh, AI giúp phát hiện xu hướng, hỗ trợ ra quyết định sáng suốt. Đặc biệt, cải thiện dịch vụ khách hàng thông qua phản hồi nhanh chóng và chính xác, tạo ấn tượng tích cực. Tối ưu hóa chi phí vận hành thông qua việc đóng gói quy trình vận hành, giảm thiểu công việc lặp lại. Simplamo AI mở ra những cơ hội mới, đưa doanh nghiệp đến thành công rực rỡ trên con đường phát triển.

II. AI dành cho Vận hành

1. Xây dựng Sơ đồ giải trình / Xây dựng chức năng​

Sơ đồ giải trình trách nhiệm giúp chuyên viên nhân sự hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, đồng thời cải thiện sự phối hợp trong nhóm và nâng cao hiệu quả phối hợp trong bộ phận vận hành. Simplamo AI có thể rút ngắn thời gian thiết lập các sơ đồ phức tạp xuống còn một vài thao tác nhấp chuột mà vẫn đảm bảo các nội dung có tính liên kết, hợp lý.

Dưới đây là các bước ứng dụng Simplamo AI vào quá trình thiết lập Sơ đồ giải trình trách nhiệm cho nhân viên Vận hành:

Bước 1: Truy cập sơ đồ giải trình trách nhiệm của bạn. Trước đó, hãy đảm bảo cấu trúc của các ô chức năng đã được thống nhất.

Bước 2: Chọn lệnh “Chỉnh sửa” để thiết lập vai trò cho các chức năng Nhân sự.

Bước 3: Chọn lệnh “Hỏi trợ lý AI”, sau đó nhập các mô tả công việc chính của vị trí đó để AI tiến hành tìm kiếm.

Bước 4: Chọn lệnh “Đề xuất” và chờ một vài giây để Simplamo AI xử lý các dữ liệu.

Lưu ý: Simplamo AI cung cấp 3 mức độ sáng tạo, gồm: Thấp, Bình thường & Cao. Hãy cân nhắc sử dụng mức độ sáng tạo “bình thường” trước khi thay đổi để tránh hiện tượng AI cung cấp những câu trả lời không đáng tin. Bước 5: Lựa chọn các gợi ý muốn thu thập bằng cách tick chọn chúng và chọn “Tạo vai trò”.

Nếu muốn thay đổi mô tả công việc, hãy chọn “Cập nhật” (1).

Nếu muốn Simplamo AI gợi ý các câu trả lời khác, hãy chọn “Thử lại” (2).

Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh lại các vai trò thu thập từ Simplamo AI.

2. Lập kế hoạch Mục tiêu​

Những mục tiêu đạt chuẩn “SMART” trên Simplamo giúp những người làm vận hành dễ dàng xác định rõ ràng những gì cần làm để đạt được trên thực tế. Với mục tiêu cụ thể và dễ đo lường, bạn có thể theo dõi tiến độ của mình và cải thiện hiệu quả vận hành. Điều này không chỉ mang lại động lực mà còn góp phần đáng kể vào việc tối ưu chi phí vận hành, giúp bạn nhanh chóng đạt được thành công trong công việc.

Dưới đây là các bước ứng dụng Simplamo AI vào quá trình thiết lập mục tiêu ưu tiên cho chuyên viên Nhân sự:

Bước 1: Truy cập nhóm chính thức của bộ phận Nhân sự trên Simplamo (1), sau đó mở trang mục tiêu của bộ phận (2).

Bước 2: Chọn nút Tạo mục tiêu (1) và chọn lệnh “Hỏi trợ lý AI” (2).

Bước 3: Tại cửa sổ hiện lên, hãy mô tả những kết quả bạn muốn đạt được ở cuối Quý này (1).

Ví dụ: “Tăng cường phát triển bền vững với 20% vật liệu tái chế và giảm khí thảo carbon, mở rộng thị trường sang 1 nước khu vực châu Á, ra mắt 1 mẫu giày mới cho độ tuổi 18-30”.

Tiếp đó, cung cấp thông tin về “Lĩnh vực” mà bạn đang hoạt động (2).

Ví dụ: Dịch vụ, Sản xuất, Tư vấn, Thương mại, .v..v.

Bước 4: Chọn lệnh “Đề xuất”, sau đó đợi một vài giây để Simpamo AI tiến hành tìm kiếm và sắp xếp câu trả lời cho bạn.

Lưu ý: Simplamo AI cung cấp 3 mức độ sáng tạo, gồm: Thấp, Bình thường & Cao. Hãy cân nhắc sử dụng mức độ sáng tạo “bình thường” trước khi thay đổi để tránh hiện tượng AI cung cấp những câu trả lời không đáng tin.

Bước 5: Thu thập các ý tưởng để sử dụng bằng cách tick chọn chúng.

Nếu muốn thay đổi mô tả kết quả đầu ra để AI gợi ý những câu trả lời tốt hơn, hãy chọn lệnh “Cập nhật”.

Nếu muốn Simplamo AI gợi ý các câu trả lời khác, hãy chọn “Thử lại”.

Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh lại nội dung của các Mục tiêu thu thập từ AI.

3. Thiết lập Chỉ số đo lường​

Thiết lập chỉ số đo lường trong lĩnh vực Vận hành giúp tăng cường trách nhiệm cá nhân và tạo sự minh bạch về hiệu suất công việc. Nhân viên nhận thức rõ hơn về đóng góp của mình vào mục tiêu chung, từ đó nâng cao gắn kết và hiệu quả làm việc. Sử dụng trợ lý AI của Simplamo giúp bạn dễ dàng thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả. AI không chỉ phân tích dữ liệu nhanh chóng, mà còn cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất làm việc, giúp bạn nhận diện các vấn đề kịp thời và điều chỉnh chiến lược phù hợp.

Dưới đây là các bước ứng dụng Simplamo AI vào quá trình thiết lập chỉ số đo lường cho nhân viên Nhân sự:

Bước 1: Truy cập bảng chỉ số của bộ phận Vận hành trên Simplamo.

Bước 2: Chọn nút tạo chỉ số và chọn lệnh “Hỏi trợ lý AI”.

Bước 3: Chọn vị trí, mô tả các vai trò và chọn phòng ban của vị trí mà bạn muốn lập chỉ số.

Lưu ý: Lúc này, nếu bạn sở hữu một ô chức năng được hoàn thiện đầy đủ trong sơ đồ giải trình trách nhiệm, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin bên trên cho bạn.

Bước 4: Chọn lệnh “Đề xuất”, sau đó đợi một vài giây để Simpamo AI tiến hành tìm kiếm và sắp xếp câu trả lời cho bạn.

Lưu ý: Simplamo AI cung cấp 3 mức độ sáng tạo, gồm: Thấp, Bình thường & Cao. Hãy cân nhắc sử dụng mức độ sáng tạo “bình thường” trước khi thay đổi để tránh hiện tượng AI cung cấp những câu trả lời không đáng tin.

Bước 5: Thu thập các ý tưởng để sử dụng bằng cách tick chọn chúng.

Nếu muốn thay đổi mô tả kết quả đầu ra để AI gợi ý những câu trả lời tốt hơn, hãy chọn lệnh “Cập nhật”.

Nếu muốn Simplamo AI gợi ý các câu trả lời khác, hãy chọn “Thử lại”.

Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh lại nội dung của các Mục tiêu thu thập từ AI.

4. Hướng dẫn sử dụng Simplamo AI Chat hiệu quả cho Nhân sự​

Các quy trình Vận hành có thể được tối ưu hóa​

Simplamo AI Chat có thể giúp các nhân viên Vận hành tối ưu hóa nhiều quy trình lặp đi lặp lại.

Tối ưu hóa quy trình làm việc: Hỗ trợ phân tích quy trình làm việc hiện tại, xác định các điểm nghẽn và cung cấp giải pháp để cải tiến hiệu suất. Điều này có thể bao gồm việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và cải thiện giao tiếp nội bộ.

Đào tạo và phát triển kỹ năng: Cung cấp tài liệu đào tạo, hướng dẫn và tài nguyên cho nhân viên Vận hành để nâng cao kỹ năng và kiến thức của họ về công nghệ, quy trình làm việc mới và xu hướng ngành, từ đó giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc.

Phân tích dữ liệu và báo cáo: Hỗ trợ nhân viên trong việc thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến hiệu suất hoạt động, từ đó tạo ra các báo cáo chi tiết giúp đưa ra quyết định chiến lược và cải thiện các quy trình vận hành.

Ứng dụng Simplamo AI Chat cho Vận hành​

Hãy theo ví dụ về việc ứng dụng Simplamo AI để thiết lập kế hoạch hành động cho nhân viên Vận hành dưới đây:

Bước 1: Chọn icon Simplamo AI ở tất cả các màn hình Simplamo.

Bước 2: Lựa chọn 1 trợ lý thích hợp trong danh sách các trợ lý AI mà Simplamo cung cấp. Trong trường hợp bạn là nhân vận hành, hãy thử tham khảo một vài trợ lý nổi bật trong lĩnh vực này:

  • Strategy Planning Expert: Cung cấp hướng dẫn và thông tin tùy chỉnh để tối ưu hóa chiến lược thực thi đảm bảo tận dụng sức mạnh đội ngũ, đảm bảo đội ngũ Vận hành và Ban lãnh đạo có mối quan hệ mật thiết - tương trợ hoàn thành mục tiêu chung.
  • Data Analysis Assistant: Đây sẽ là công cụ giúp nhân viên Vận hành tối ưu được thời gian làm báo cáo. Tuy nhiên, để đảm bảo dữ liệu của bạn sát nhất với thực thế cần có thao tác để Simplamo AI học dữ liệu thực tế từ quá trình vận hành Doanh nghiệp.
  • Simplamo Chat: Là người bạn đồng hành giúp phù hợp cho nhân sự chưa biết bắt đầu từ đâu. Lưu ý để Simplamo AI trả lời đúng trọng tâm câu hỏi bạn quan tâm thì cách đặt câu hỏi nên mô tả chi tiết kỳ vọng và những luận điểm có thể cung cấp để AI dễ dàng phân tích, đồng thời bạn có thể đề xuất theo công thức tham khảo như: AIDA, 4C, BAB, SMART,… để bài viết chi tiết, dễ hình dung.

Lưu ý: Mỗi trợ lý đều có lĩnh vực chuyên môn riêng. Văn phong, ngôn ngữ, nguồn tài liệu và nội dung câu trả lời có thể thay đổi tùy thuộc vào trợ lý mà bạn lựa chọn.

Nếu bạn cảm thấy câu trả lời của AI chưa đủ cụ thể và không định hướng cho kế hoạch hành động của mình được. Hãy thử tham khảo bài viết của chúng tôi về Cách viết câu lệnh hoàn chỉnh cho AI để có được những câu trả lời “đúng ý” hơn.

Hãy xem thử ví dụ dưới đây, với cùng một yêu cầu, chúng tôi đã cho AI một câu lệnh có cấu trúc hơn và kết quả đầu ra đã hoàn toàn khác biệt:

Bước 4: Thêm và xóa hội thoại.

Các đoạn đối thoại bạn từng trao đổi với AI sẽ ảnh hưởng đến những câu trả lời mà AI đưa cho bạn về sau. Để bắt đầu một cuộc hội thoại mới hoàn toàn, hãy chọn lệnh thêm Hội thoại (1).

Để xóa các đoạn hội cũ, hãy rê chuột vào đoạn hội thoại muốn xóa và chọn icon sọt rác (2).

Bước 3: Nhập câu lệnh vào ô chat với AI. Lúc này, hãy chú ý sử dụng các công thức viết câu lệnh chuẩn ở mục 2 để đảm bảo câu trả lời của AI có giá trị tham khảo.

Hãy thử một ví dụ với một đoạn hội thoại không sử dụng các công thức viết câu lệnh chuẩn:

Câu trả lời của AI lúc này có thể đúng. Tuy nhiên, có thể có nhiều nội dung không sát với thực tế công việc, lĩnh vực kinh doanh, mẫu khách hàng mà bạn đang hướng đến.

Do đó, hãy tham khảo một ví dụ sử dụng công thức “5W-2H” để viết lại câu lệnh trên:

Lúc này, câu trả lời của AI đã cụ thể hơn, tập trung vào các cách viết thông tin hơn hoặc nội dung bạn cần chú ý hơn có thể dễ dàng tham khảo. Tất nhiên, bạn cũng có thể chọn ra nội dung AI phù hợp và thay đổi một vài yếu tố để phù hợp với văn hóa Doanh nghiệp nhé.